Salle de conférence

Il existe un grand nombre d’événements professionnels différents : conférences, workshops, congrès, journées d’étude, assemblées générales, réunions et séminaires… Il n’est pas toujours simple de s’y retrouver. La conférence est un événement organisé par une entreprise au cours duquel des intervenants vont faire des présentations devant un auditoire. L’organisation d’événements de ce type se fait généralement pour des occasions spéciales autour d’une thématique précise.

Organiser des conférences peut ainsi servir à : informer sur des sujets d’actualité et vous positionner en tant qu’experts, communiquer à l’occasion du lancement d’un produit, gérer une crise, atteindre des objectifs d’entreprise, etc. De plus, une conférence peut tout à fait être organisée dans le cadre d’un séminaire de plusieurs jours.

Vers quel type de salle à louer s’orienter pour une conférence ? Les salles de réunion font généralement référence à des espaces de travail trop petits pour une conférence, pouvant accueillir 20 personnes assises en moyenne, elles ne sont pas toujours équipées de matériel audiovisuel et ne proposent pas forcément l’agencement adéquat.

Une salle de conférence doit être équipée de tout le matériel audiovisuel nécessaire pour les présentations (écran de projection, projecteur, micros…), d’une bonne connexion internet (surtout si des personnes participent en visioconférence), et proposer une capacité d’accueil importante. Cependant, il n’existe pas forcément un seul type de lieu idéal pour toutes les conférences. D’ailleurs, peu importe le terme utilisé pour désigner votre espace de travail, l’important étant qu’il réponde à tous vos besoins pour cet événement précis : superficie, emplacement, accessibilité, modularité, équipement, etc.

Une chose est sûre, le lieu influencera directement le succès de votre événement. Il est primordial de louer une salle qui corresponde à votre événement et qui pourra être le reflet de votre image de marque. D’ailleurs, vous n’avez pas forcément besoin de vous tourner vers un centre de conférences, il est tout à fait possible de choisir un lieu atypique pour marquer les esprits, et créer un événement mémorable et convivial. Choisir un lieu unique permet également d’augmenter la portée de votre conférence au moment des invitations.

Voici quelques questions à vous poser pour trouver un lieu de réunion adapté à vos besoins :

• Superficie et capacité d’accueil : ma conférence sera-t-elle organisée en petit comité ou, au contraire, pour un grand nombre de participants ? Y a-t-il suffisamment de places assises pour tout le monde ?
• Salle équipée : dispose-t-elle de tous les équipements nécessaires au bon déroulement de mon événement ? Accès wifi avec internet haut débit, micros, vidéoprojecteur…
• Agencement de la salle : la disposition est-elle idéale pour une conférence ? Si besoin, est-elle modulable ?
• Confort des participants : les places assises sont-elles confortables ? La salle bénéficie-t-elle de la lumière du jour ? Des espaces de pauses café sont-ils prévus ? Ces points sont plus importants qu’il n’y paraît, surtout si la conférence dure un certain temps.
• Emplacement et accessibilité : l’espace est-il idéalement situé et facilement accessible en transports ? Est-il accessible aux personnes à mobilité réduite ?

Voici quelques exemples de prestations supplémentaires pour organiser une conférence réussie, surtout si vous comptez accueillir un grand nombre de personnes :

• Service de restauration : petit-déjeuners, boissons chaudes, déjeuners, plateaux-repas, cocktails dînatoires, etc., en fonction du format et de la durée de votre conférence. Le choix du traiteur est important et peut également être le reflet de votre image de marque.
• Accueil et orientation : proposer un accueil professionnel avec des hôtes et hôtesses formés est primordial pour faire bonne impression.
• Espaces détente : il est recommandé d’avoir des espaces confortables dédiés à la convivialité et à l’échange entre deux moments de travail.
• Bagagerie et espace de stockage : ceci est particulièrement important si certains de vos convives se déplacent d’une autre ville pour assister à la conférence.
• Service informatique : pour vous assurer une prise en charge réactive et efficace en cas de problèmes techniques.