Conférence Paris : combien coûte un rassemblement d’équipe ?

Conférences mais aussi séminaires, colloques, discours, etc., des événements professionnels en tout genre sont régulièrement organisés à Paris pour couvrir les sujets les plus variés. Vous souhaitez organiser une conférence ou un séminaire à Paris pour vos équipes ? L’organisation d’événements professionnels de cette ampleur ne s’improvise pas et nécessite un certain investissement.

Experts de la location de salles et de l’événementiel, Formeret vous livre ses conseils et les enveloppes budgétaires à prévoir pour réunir une conférence à Paris.

Qu’est-ce qu’une conférence professionnelle ?

Commençons par un petit rappel sur ce qu’est une conférence professionnelle : il s’agit d’un événement organisé par une entreprise pour des occasions spéciales au cours duquel un conférencier ou des intervenants vont faire des présentations devant un auditoire. Pouvant réunir vos collaborateurs, la presse, vos clients ou encore vos partenaires, 

une conférence est toujours organisée autour d’une thématique précise.

Il ne faut pas confondre l’organisation de séminaires avec les conférences. Les séminaires professionnels incluent bien souvent un travail de groupe et des activités, tandis que la conférence sous-entend plutôt une position d’écoute et/ou de partage des connaissances. Les conférences permettent de présenter, de discuter et d’informer sur des sujets clés. Les séminaires se font plus pour se retrouver et se former de manière plus informelle. Une conférence peut tout à fait faire partie d’un séminaire ou encore d’un team-building.

Pourquoi organiser une conférence à Paris ?

Les raisons d’organiser une conférence peuvent être nombreuses, par exemple :

• Informer vos collaborateurs, la presse ou vos partenaires de sujets d’actualité liés à votre entreprise ou à votre secteur ;
• Communiquer à l’occasion du lancement d’un produit ou d’un service ;
• Mobiliser vos convives autour d’une nouvelle stratégie d’entreprise ou organisation ;
• Améliorer votre réputation, vous positionner en tant qu’experts d’un sujet ;
• Gérer une crise ;
• Atteindre des objectifs d’entreprise, par exemple : transmettre un message de manière impactante, booster la cohésion, renforcer des soft skills, cultiver la créativité, etc. ;
• Remercier des clients ou collaborateurs ;
• Faire des rencontres, acquérir de nouveaux clients, partenaires, etc.

Les sujets des conférences professionnelles sont donc variés et dépendent du contexte et des objectifs de l’événement, par exemple : management, gestion de crise, innovation, développement personnel, etc.

Avant toute chose, il vous faut donc définir précisément l’objectif et la thématique de votre événement professionnel. Quoi qu’il en soit, cet objectif doit être connu par les différentes parties prenantes de l’organisation de votre conférence ou colloque. Afin de bien préparer la construction de ce projet professionnel, vous pouvez tenter de répondre à cette question : qu’est-ce que je souhaite que le public fasse ou retienne à l’issue de ma conférence ?

Organisation d’une conférence : quel budget prévoir ?

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Avant de vous lancer dans l’organisation, vous devez vous demander combien va vous coûter ce rassemblement d’équipes pour votre conférence à Paris. Organiser une conférence peut représenter un poste de dépense important, il est donc nécessaire de définir un budget en amont.

Location de salles

Trouver le lieu idéal pour votre conférence influencera directement le succès de votre événement. L’estimation du budget pour la location de salles de conférence est donc la première chose à prendre en compte. Ici, le tarif va varier si vous décidez de louer une salle nue ou si vous choisissez une prestation clé-en-main avec des salles aménagées et équipées (micros, projecteurs, etc.). Le budget peut également varier si vous optez pour une salle « traditionnelle » ou pour un lieu atypique. Le cadre idéal va principalement dépendre de la thématique de votre conférence.

Alors, quel type de salle choisir pour une conférence ? Les salles de réunion sont généralement petites, pour environ 20 personnes assises maximum, et ne sont pas toujours équipées de matériel audiovisuel. Les salles de conférence désignent plutôt des salles équipées pour les présentations (écran de projection, vidéoprojecteur, etc.) avec une capacité d’accueil plus importante. Enfin, les salles de séminaire sont habituellement des espaces de réception mixtes où se côtoient salles de réception, de réunion, etc.

Au final, peu importe le terme utilisé pour désigner votre espace de travail, l’important est de vous assurer de la superficie et capacité d’accueil, de la disposition de la salle et sa modularité, des équipements et des services nécessaires pour votre conférence. Avant de louer une salle, vérifiez également son emplacement et son accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.

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Matériel technique

Si la salle à louer n’est pas équipée, vous devez prévoir un budget supplémentaire pour les équipements nécessaires au bon déroulement de votre conférence, par exemple : écran de projection, vidéo-projecteur, matériel pour visioconférence, systèmes de sonorisation, tableau blanc, etc. Pensez également à vérifier que la salle propose un accès wifi avec internet haut-débit.

Restauration pour l’événement

Le budget du prestataire traiteur va dépendre de la durée de votre conférence (quelques heures, une demi-journée ou une journée entière) et des services de restauration que vous souhaitez offrir à vos convives : cocktail, buffets, déjeuners, dîners… Même pour quelques heures, il est recommandé d’offrir à minima boissons et snacks. 

Personnel et services

Ce poste de dépense est très variable selon le type d’événement. Par exemple, pour une conférence avec de nombreux convives, il peut être nécessaire de faire appel à du personnel d’accueil, de sécurité, des techniciens, etc. Anticipez au maximum vos besoins en matière de services sur place, par exemple : espaces de stockage, reprographie, hébergement, etc. Certaines de ces prestations sont parfois incluses dans l’espace loué.

Conférencier

Faire appel à un conférencier est indispensable et les prestations des conférenciers les plus prestigieux peuvent vite faire grimper la facture. Ce sont eux qui vont faire vivre votre conférence et en faire un événement marquant et inspirant, alors choisissez soigneusement vos intervenants. Il peut s’agir d’un conférencier motivationnel ou inspirationnel, d’un expert de votre secteur ou encore d’une célébrité. Dans tous les cas, pensez à déterminer en amont le budget que vous souhaitez allouer à vos intervenants.

Les imprévus

Malgré un rétroplanning parfait, les imprévus sont parfois inévitables. Il est donc nécessaire de prévoir une enveloppe budgétaire pour les éventuelles petites dépenses de dernière minute.

Formeret : découvrez nos salles de conférences et services haut de gamme

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Que vous ayez besoin d’une grande salle de conférence ou de salles plus intimistes pour accueillir un petit comité, Formeret vous propose différentes salles modulables pour répondre à tous vos besoins.

Nos multiples salles de réunion, de séminaire ou de conférence à Paris sont réparties dans trois espaces exceptionnels : l’Espace Cléry, l’Espace La Rochefoucauld et l’Espace Vinci. Nichés au sein d’anciens hôtels particuliers, ces espaces événementiels jouissent d’un cadre singulier et proposent des salles climatisées, lumineuses et entièrement équipées. Pouvant accueillir jusqu’à 150 personnes, tous nos espaces sont modulables : nous pouvons adapter la configuration des salles sur demande, le nombre de places assises, etc.

Chez Formeret, nous vous proposons des salles de conférence préparées et équipées selon vos besoins. De la conférence de presse à la cérémonie de remise de prix, nous vous fournissons tout le matériel nécessaire au bon déroulement de vos événements professionnels : écrans, sonorisation, ou encore possibilité de captation de l'événement et de diffusion en temps réel pour la visioconférence.

Nous savons que l’organisation d’une conférence à Paris peut être fastidieuse et chronophage. Pour faciliter l’organisation de vos conférences et vous éviter de multiplier les prestataires (équipement technique, restauration, accueil, etc.), le groupe Formeret ne se contente pas seulement de louer des espaces : nous vous proposons également des prestations clé en main. De la préparation de la salle de conférence à l’accueil des participants, en passant par la mise à disposition du matériel audiovisuel, nos équipes vous offrent un service complet et personnalisé.

Contactez-nous pour obtenir un devis sur mesure pour vos conférences, formations, réunions et séminaires.

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