Organiser un événement d’entreprise, c’est avant tout choisir un lieu

Depuis 1984, Formeret accompagne les entreprises et marques dans l’organisation d’événements et de rencontres professionnelles. Ses espaces ont déjà accueilli une demi-journée de plénière sous les verrières de Cléry pour l’Institut Pasteur, un défilé de la marque K-Way, le bureau de vote des élections présidentielles brésiliennes, ou encore, ont été transformés en Escape Game. Au cœur de Paris, ces lieux de vie historiques entièrement rénovés se transforment au gré des événements : après tout, organiser un rendez-vous d’entreprise, c’est avant tout choisir un lieu. 

Dans les coulisses d’une organisation d'évènement d’entreprise

 Durant l’organisation d’un événement, il est rare que les entreprises gèrent tout en interne. C’est pourquoi, elles font appel à des sociétés spécialisées en événementiel pour organiser leurs séminaires d’entreprise avec toute la logistique des animations et des services traiteurs qui en découlent. En bref, elles recherchent un service clé en main pour leur séminaire d'entreprise. Cependant, une situation plus fréquente qu'on ne le suppose se produit lorsque des événements sont organisés et, à la surprise générale, le lieu n'est pas inclus dans le devis initial. Célia Autrechy, responsable du développement commercial chez Formeret, évoque le souvenir d'une occasion où elle a dû intervenir pour sauver un événement de ce type à la dernière minute.

  Fortuitement, le cinquième étage de l'espace La Rochefoucauld, incluant son élégant toit-terrasse, se trouvait disponible. Célia, avec le concours de toutes les équipes de Formeret, s'est dévouée corps et âme à la mise en place de cette réception d'entreprise. En l'espace de moins de douze heures, l'événement fut non seulement préservé, mais promis à un succès certain.

En tirant les enseignements de cette aventure, Célia conseille vivement : « Lors de l'organisation d'un événement, il est impératif de privilégier la prudence et de s'assurer, en priorité, de la réservation d'un lieu adéquat. Si les activités, le service traiteur et les autres aspects logistiques revêtent une importance certaine, ils demeurent néanmoins secondaires. En effet, il est toujours envisageable de s'adapter et d'explorer des alternatives en cas d'imprévu. Le lieu, en revanche, représente un élément bien plus ardu à substituer en dernière instance. »

Comment bien choisir le lieu de son événement ?  

Le choix d’un lieu est donc le point de départ de tout séminaire d' entreprise. C’est lui qui déterminera ce que vous pouvez faire lors de votre événement. Mais comment faire pour bien choisir cet espace ? Le lieu qui accueille votre événement doit correspondre à l’identité de votre entreprise, refléter l’image que vous souhaitez envoyer, vous offrir des moments conviviaux et surtout, être adapté au type d’événement que vous organisez.

Un lieu qui répond à vos besoins

L'élément initial pour arrêter le choix de votre lieu réside dans la définition précise de vos intentions et des objectifs de votre événement. Selon les exigences spécifiques de votre événement, il peut s'avérer nécessaire d'héberger vos collaborateurs, d'offrir des petits déjeuners, de programmer des activités de renforcement d'équipe, de réaliser des présentations, ou encore d'organiser des excursions. 

Une fois votre programme établi et vos intentions clarifiées, vous disposerez d'une vision plus affinée du type de lieu à rechercher.

Un lieu à la superficie idéale

Si votre rencontre se prête davantage à une réception debout, il faudra compter environ 0,5m² et 1m² par personne (soit une salle entre 50m² et 100m² pour 100 convives). À l’inverse, s’il s’agit d’une cérémonie particulière ou d’un défilé, votre événement se prêtera plus volontiers à des places assises : il faudra alors compter entre 1,5m² et 2m² en moyenne par personne (soit, une salle de 150m² à 200m² pour 100 convives). Il est donc important de connaître le nombre de personnes présentes pour cet événement d'entreprise.

Un lieu facilement aménageable selon vos besoins

À cela s’ajoute la modulabilité des lieux et la possibilité de personnaliser (si besoin) votre salle, pour l’événement que vous préparez. Au cours d’un séminaire d'entreprise, plusieurs activités peuvent s'enchaîner, une session de travail avec des présentations, le déjeuner et une séance de team building pour renforcer les liens. Ainsi, la présence de mobiliers et de matériels professionnels dans le lieu choisi pourraient vous permettre de faire des économies sur votre budget. À l’inverse, si votre événement requiert une logistique particulière à mettre en place, prenez les devants ! 

Un lieu pratique et accessible pour vos convives 

Si le choix d’un lieu répond avant tout aux besoins de l’entreprise qui l’organise, il est important de prendre en considération l’accessibilité, l’hébergement et la logistique. Si l’adresse sélectionnée est trop excentrée ou difficilement accessible en transports, il serait alors possible que vos convives ne parviennent pas à s’y rendre ou bien décident de ne pas participer à votre événement faute de praticité.  

Un lieu géré par une équipe professionnelle et coordonnée

Le jour de votre événement, vous aurez suffisamment de choses à gérer de votre côté. Certains lieux de rencontre proposent ainsi de superviser la coordination et la gestion de votre événement : des équipes expertes d’hôtesses et d’hôtes compétents assurent alors de mener à bien la gestion de tous les types d’événements. 

En réalité, l’organisation d’un séminaire d’entreprise peut être un véritable casse-tête pour vos équipes. C’est pour cela qu’il peut être préférable de choisir une offre tout-compris qui permet de profiter du savoir-faire d’une agence événementielle qui a l’habitude d’organiser de nombreux séminaires. 

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L’exemple de Formeret : 3 espaces exceptionnels pour tous vos événements 

Le groupe Formeret compte 170 salles, réparties dans trois espaces distincts situés dans des quartiers parisiens vivants et centraux. Chaque espace est doté d’une histoire riche, d’un cadre singulier et de salles modulables et équipées selon vos besoins. Ainsi, nous vous permettons de sortir du cadre en vous offrant un nouveau lieu de travail temporaire pour créer du lien et de la cohésion d' équipe. 

Si chacun de nos espaces est pensé pour des rencontres bien particulières, telles qu’une soirée de lancement, un séminaire d’entreprise, une réunion de travail ou un dîner de Gala. Ils savent aussi s’adapter et vivre au gré des besoins variés des marques et des entreprises. En fonction des besoins exprimés, les équipes internes orientent et accompagnent leurs clients dans le choix de leur lieu. Par exemple, ce panel de propositions : 

— L’espace Vinci est situé dans le 2^e arrondissement de Paris, proche du Louvre et des Grands Magasins. Avec sa cour pavée, sa cave voûtée et ses 110 salles lumineuses, climatisées et atypiques, c’est un lieu unique et riche en possibilités pour vos événements d’entreprise. Entre ses murs, concours, réceptions, réunions et formations s’organisent, pour le plus grand plaisir des convives. 

— L’espace Cléry est situé non loin de Vinci, dans le célèbre quartier de Montorgueil. Lieu d’exception chargé d’histoire, il fut le théâtre de rendez-vous de la haute société parisienne. Ancien hôtel particulier, il dispose d’une verrière de style Eiffel qui laisse entrer la lumière du soleil au sein d’un patio de 180m² qui accueille chaque jour, cocktails, remises de diplômes, soirées annuelles ou encore conférences. La possibilité de se retrouver en petits groupes pour travailler ensemble et renforcer la cohésion dans l’une des 20 salles de formation couplée à l’espace du patio lui offre une grande flexibilité. Cet espace permet à vos équipes de renforcer les liens et de sortir du cadre professionnel pour s'offrir un cadre exceptionnel.  

— L’espace La Rochefoucauld est situé dans un quartier de passage dynamique dans le 9^e arrondissement de Paris, proche de la gare Saint-Lazare. Ancien hôtel particulier, les 40 salles lumineuses accueillent réunion et formation. Pour le lancement d’un produit, les cocktails et les grandes cérémonies ? Direction le toit-terrasse, avec vue sur le Sacré-Cœur !

Profiter d’un lieu de séminaire exceptionnel en plein Paris, permet aux équipes de sortir du cadre de travail habituel et d’avoir un regain de motivation après un événement d’entreprise hors du commun.  

L’importance de s’y prendre à l’avance. 

Lorsque l’on organise un événement professionnel, le plus important est de toujours avoir une longueur d’avance. S’y prendre le plus tôt possible, c’est à la fois garantir la disponibilité du lieu choisi, laisser le temps à vos convives de s’organiser, mais aussi d’assurer que toutes vos équipes soient prêtes pour cet événement. 

La disponibilité des lieux de l’événement. 

Pour l'organisation d'événements professionnels, il est impératif de procéder à la sélection du lieu avec la plus grande anticipation. Comme l'illustre l'exemple de Célia, obtenir une disponibilité de dernière minute se révèle souvent complexe, incertain et périlleux. Ne pas disposer d'un lieu pour un séminaire, une soirée de gala ou un anniversaire d'entreprise ne se traduit pas uniquement par l'échec de l'événement, mais entraîne également la perte substantielle des dépenses engagées préalablement. Par conséquent, anticiper permet non seulement de sécuriser le lieu désiré mais aussi de débuter de manière effective l'organisation de l'événement.

Des équipes prêtes pour l’événement. 

Planifier à l'avance votre événement d'entreprise offre également à vos équipes l'opportunité de s'organiser et de se préparer adéquatement pour le séminaire. En effet, imposer un délai serré peut conduire à diverses complications :

• Déroger aux engagements en cours : En donnant la priorité à cet événement, il est possible que vos équipes délaissent des projets destinés à vos clients, ce qui pourrait nuire à la réputation de votre entreprise.
• Manque de préparation pour l'événement : L'organisation d'événements d'entreprise exige un investissement temporel conséquent de la part d'un chef de projet. Ne pas accorder suffisamment de temps à vos équipes pour se préparer risque de les trouver inaptes à répondre efficacement aux exigences de l'événement.

Des convives disponibles. 

En outre, lorsqu'on s'y prend tardivement, il est fréquent que certains de vos invités aient déjà des engagements fixés pour la date de votre événement. En planifiant et en expédiant les invitations bien à l'avance, vous leur accordez le temps nécessaire pour s'organiser et ajuster leur agenda afin de garantir leur présence. Cette démarche augmente aussi significativement les probabilités d'une participation étoffée, consolidant ainsi l'impact et le succès de votre événement professionnel.

L'anticipation permet donc non seulement de sécuriser la disponibilité du lieu choisi, mais également de préparer vos équipes et de faciliter la participation de vos convives. Ces aspects sont indispensables pour couronner de succès un événement d'entreprise. 

Où souhaitez-vous organiser votre événement ?

Dès vos premières réflexions, La chasse au trésor du lieu de votre événement commence à se dessiner : en fonction de la disponibilité du lieu pour vos dates de séminaire, de son emplacement (proche des gares et transports en commun notamment), du budget (escompté) ou encore, de sa capacité de réception (nombre de convives à recevoir). 

Il existe différents types d’endroits pour faire de votre événement, un moment unique qui permet de fédérer vos équipes.  

Commencez par faire un tour d’horizon des lieux qui pourraient vous correspondre, réservez une visite pour vous projeter et récoltez tous les renseignements qui pourraient vous être utiles pour votre séminaire clé en main. 

Vous avez des questions, ou besoin de conseils plus précis ?

Contactez les équipes de Formeret.

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