La réunion mensuelle : une routine managériale efficace dans le suivi et l’amélioration des performances

La réunion mensuelle peut répondre à toutes sortes d’ordres du jour. Elle s’impose comme un pilier de la routine managériale en permettant aux équipes de garder le cap sur leurs objectifs tout en renforçant leur cohésion. Contrairement à la réunion hebdomadaire, souvent consacrée à l’opérationnel, la réunion mensuelle offre une vision plus stratégique avec un certain temps de recul.

Dans cet article, découvrez pourquoi ce meeting mensuel peut s’avérer être crucial dans les performances globales de l’entreprise, ainsi que l’importance d’une préparation minutieuse de la rencontre, notamment dans le choix de la salle de réunion.

Pourquoi organiser une réunion mensuelle ?

Cette réunion d’équipe ne doit pas être vue comme une simple formalité. Si elle est bien organisée et structurée, elle peut se transformer en un outil managérial très efficace pour faire un état des lieux des projets en cours, ajuster les stratégies à moyen-long terme, et fédérer les équipes autour d’objectifs communs.

Organiser cette réunion permet de dresser un véritable bilan sur ce qui s’est passé au cours du mois passé. Elle est essentielle pour avancer collectivement et fixer des objectifs, qu’ils soient commerciaux, marketing ou autres.

Voici les principaux avantages à ritualiser ce type de réunion :

• Visibilité sur les avancées : le premier but de ces réunions est de faire le point régulièrement sur les projets et objectifs fixés, et si nécessaire, de revoir les orientations stratégiques pour obtenir de meilleurs résultats.
• Temps de réflexion collective : cette réunion avec l’équipe encourage le feedback et l’innovation.
• Communication inter-équipe : planifier des réunions mensuelles aide à faire circuler les informations et les idées dans vos équipes.
• Rituels de management : elle installe aussi un cadre de fonctionnement clair et structuré, et renforce la cohésion.

Ce monthly meeting est l’occasion idéale de clôturer chaque mois de manière sereine et collective, afin de démarrer le suivant dans les meilleures conditions possibles.

Quels sont les principaux objectifs de la réunion mensuelle ?

Une réunion mensuelle repose sur trois piliers : suivi, cohésion, performance.

1. Faire un suivi clair des actions

Le premier objectif de la réunion mensuelle est de faire un véritable état des lieux global des objectifs importants, généralement à moyen ou long terme.

Programmer des réunions mensuelles est nécessaire pour faire des points clairs et réguliers sur :

• L’avancement des projets ;
• La réussite des missions confiées et les progrès réalisés ;
• Les éventuels obstacles et comment les surmonter ;
• Les attributions et responsabilités de chaque collaborateur ;
• Les prochaines étapes et deadlines ;
• Le fonctionnement global de l’équipe ;
• Les innovations et idées à tester.

En s’engageant sur un suivi mensuel, il est ainsi plus facile de rectifier le tir rapidement si l’on s’aperçoit que certains objectifs risquent de ne pas être atteints ou certaines deadlines non tenues.

2. Favoriser la cohésion d’équipe

En rassemblant régulièrement les collaborateurs, ce meeting favorise l’appartenance, l’écoute et l’entraide. Pour créer encore plus de liens, l’idéal est de se réunir en présentiel. Cela dit, il peut aussi s’agir d’un outil efficace contre l’isolement dans un contexte de travail hybride ou à distance.

Contrairement aux réunions hebdomadaires, souvent plus courtes et tournées vers l’opérationnel, la rencontre mensuelle est l’occasion de créer un véritable espace d’échanges et d’écoute. 

Tous les participants à la réunion doivent pouvoir s’exprimer sur leurs résultats, leurs réussites et leurs difficultés. C’est alors l’occasion de réfléchir collectivement à des solutions, en vue de garder le cap sur les objectifs communs.

L’animateur de la réunion joue aussi un rôle très important pour booster le moral des troupes, notamment lorsque de bons résultats sont partagés, ou au contraire, pour remotiver l’ensemble de l’équipe lorsque des difficultés se font sentir.

3. Améliorer la performance collective

L’organisation d’une rencontre mensuelle influe sur différents facteurs qui entrent en compte dans l’amélioration de la performance collective. Notamment :

• En examinant régulièrement les actions et décisions prises, les équipes peuvent réajuster leurs priorités de manière réactive afin de les aider à atteindre les objectifs trimestriels ou annuels.
• Le fait d’offrir aux collaborateurs un espace sûr pour parler de chaque sujet bloquant, de leur état d’esprit, etc., favorise la cohésion : un élément essentiel dans les performances globales des équipes.
• C’est un lieu idéal de brainstorming et de partage de nouvelles idées, pas seulement sur les actions à mettre en place, mais aussi sur les méthodes de travail, les nouveaux outils, le management, la communication dans l’équipe, etc.
• Un manager qui réunit une équipe régulièrement autour de réunions de travail peut plus facilement prendre du recul sur l’activité de l’équipe et son fonctionnement interne, et l’améliorer si nécessaire.

En agissant à la fois sur les objectifs, la cohésion, le fonctionnement interne de l’équipe et le management, la réunion mensuelle est un levier de performance incontournable. De plus, le fait d’impliquer chaque membre de l’équipe dans la performance collective stimule également la motivation individuelle.

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Comment maintenir l’efficacité dans la durée ?

La clé réside dans la structure de la réunion mensuelle, qui doit être à la fois constante et flexible selon les priorités du moment. En effet, pour rester pertinente, elle doit évoluer avec les besoins de l’équipe. Le périodicité des réunions peut notamment être revue en fonction de la charge de travail et des projets en cours.

Voici quelques bonnes pratiques pour organiser une réunion de travail efficace.

Préparer l’ordre du jour de manière claire

Le piège des réunions régulières est qu’elles deviennent une simple habitude qui manque de préparation ou d’objectifs. Selon une étude sur les écueils liés au mode collaboratif en entreprise réalisée par Opinionway en 2017, 3 réunions sur 4 n’aboutiraient à aucune prise de décision !

Pour ne pas multiplier les réunions sans intérêt, l’ordre du jour doit être réfléchi et partagé à l’avance. Cela permet de préparer les participants, de garantir un bon déroulement, ainsi qu’un contenu de la réunion pertinent avec, à minima, un objectif clair à atteindre à l’issue de la réunion.

Alterner formats et intervenants

Pour maintenir l’intérêt des collaborateurs dans le temps, il peut être intéressant de proposer un « temps fort » différent à chaque réunion. Cela peut prendre différentes formes, par exemple :

• Inviter des intervenants externes ou experts (même en visioconférence) ;
• Fournir des témoignages clientèle positifs ;
• Partager un moment inspirant avec, par exemple, une réussite significative de l’un des membres de l’équipe. Cela crée un moment d’émulation et un climat de reconnaissance ;
• Faire tourner les rôles : un collaborateur différent peut être choisi pour animer une réunion chaque mois. 

Conseil : Savoir animer efficacement un meeting ne s’improvise pas. Les personnes concernées peuvent s’appuyer sur différentes techniques d’animation (brainstorming, tableau blanc ou outils interactifs) pour diriger une réunion en assurant l’intérêt et la participation active de son auditoire.

Inclure un temps de feedback ou un tour de table

D’après l’étude « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs » (baromètre annuel de Wisembly avec l’IFOP) réalisée en 2018, les cadres sont 49% à éprouver des difficultés à s’exprimer en réunion.

Face à ce constat, inclure un tour de table ou un moment de feedback à la fin de la réunion semble primordial pour garantir un temps de parole à chaque participant. Cela peut aussi prendre la forme d’un icebreaker pour commencer une réunion.

Fixer des actions concrètes avec un suivi au mois suivant

Prendre des décisions ne suffit pas, un suivi doit être fait à chaque réunion pour s’assurer que celles-ci se transforment bel et bien en actions concrètes. L’idéal est de reformuler et synthétiser les décisions prises de manière claire dans un compte rendu de la réunion. Celui-ci doit être ensuite partagé avec l’ensemble des participants.

Limiter la durée de la réunion 

Pour éviter la fatigue et la perte d’attention pendant la réunion, il est conseillé de fixer une durée de 1h (ou 2h grand maximum en incluant une pause). En effet, toujours selon l’étude de Wisembly et l’Ifop, l’attention des cadres s’envolerait au bout de 52 minutes.

Pour une réunion efficace, tous les éléments essentiels doivent donc pouvoir être abordés en une heure maximum. Cela appuie encore une fois l’importance d’établir un ordre du jour clair et structuré pour éviter les réunions interminables.

Solutions pratiques : réservation récurrente, salle équipée

Pour garantir la tenue de ces réunions dans les meilleures conditions, surtout dans les entreprises sans salle dédiée, la location régulière d'une salle de réunion s’avère une solution simple et efficace.

Pourquoi louer une salle de réunion de manière récurrente ?

• Disponibilité garantie chaque mois avec des créneaux réservés à l’avance, à tarif préférentiel selon le nombre de réunions ;
• Cadre professionnel stimulant, propice à la concentration ;
• Équipements adaptés (écran, vidéoprojecteur, wifi, tableau blanc) ;
• Services annexes (accueil, salle de pause, support technique).

💡 Bon à savoir : réserver un lieu de réunion dans un espace professionnel externe à l’entreprise aide vos collaborateurs à se mettre dans de meilleures conditions de travail. Sortir du cadre habituel favorise la réflexion et la concentration.

Bénéficiez d’un tarif préférentiel pour vos réunions mensuelles.

Conclusion

Planifier et animer une rencontre mensuelle bien structurée est une routine managériale à forte valeur ajoutée. Elle favorise la performance, l’innovation et la cohésion, tout en veillant à une meilleure communication inter-équipe.

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