Pourquoi et comment organiser une réunion hebdomadaire ?

En entreprise, les réunions sont omniprésentes. Par exemple, d’après une enquête de Barco et Circle Research de 2019 menée auprès de 3 000 cadres, ces derniers participeraient en moyenne à 10 réunions par semaine.

Alors, si la réunion hebdomadaire est un outil de management qui a toute son importance, car elle permet de suivre les projets en cours, de favoriser une communication régulière et de créer du lien avec les équipes, elle doit tout de même être organisée avec minutie. Pour que cette réunion soit réellement productive et ne se transforme pas en perte de temps, certains éléments doivent être pris en compte dans la planification, notamment : la définition des objectifs, le choix du format, de la durée, de la fréquence, mais aussi de la salle de réunion.

À quoi sert le point hebdomadaire ?

La réunion hebdomadaire, ou le point hebdomadaire, est un moment d’échange essentiel. Ces réunions sont l’occasion pour le manager et l’ensemble de son équipe de se réunir pour faire le point sur les projets en cours. Au cours de ce meeting, le manager peut présenter les points clés et l’état d’avancement des projets, souligner les réussites ou les difficultés rencontrées, etc. Les collaborateurs peuvent, quant à eux, partager leurs propres insights et poser des questions.

Ces « weekly meetings » peuvent répondre à plusieurs objectifs :

• Dresser un bilan de la semaine écoulée et/ou définir les priorités de la semaine à venir ;
• Définir des objectifs clairs à atteindre, plutôt à court terme ;
• Suivre les tâches en cours ;
• Faciliter la prise de décision sur les projets en cours ;
• Résoudre les problèmes et conflits éventuels ;
• Répartir les tâches et les projets entre les différents collaborateurs ;
• Maintenir les liens et la cohésion d’équipe ;
• Booster la motivation collective.

Même lorsque les équipes n’ont pas forcément d’informations stratégiques cruciales à partager, organiser une réunion de ce type reste important pour favoriser une communication optimale au sein de l’équipe et avec le manager. En effet, cette réunion d’équipe est aussi l’occasion d’évaluer la charge de travail, de vérifier l’alignement des collaborateurs et d’améliorer la collaboration. En effet, réunir une équipe de manière régulière permet de s’assurer que tout le monde a le même niveau d’information, de créer un espace pour résoudre des problèmes et de s’entraider pour atteindre les objectifs communs.Comment bien planifier une réunion hebdomadaire ?

Préparer la réunion avec sérieux est nécessaire pour garantir l’implication des collaborateurs sur le long terme. Quelques éléments doivent être pris en compte lors de l’organisation pour s’assurer que ce point hebdomadaire soit productif :

• Rythme des réunions : comme son nom l’indique, cette réunion s’organise principalement de manière hebdomadaire. Cela dit, la fréquence peut être modifiée en fonction des projets et des besoins. Il est inutile de multiplier les réunions lorsque ce n’est pas nécessaire. Certains managers peuvent ainsi décider d’organiser plutôt une réunion mensuelle ou une réunion bimensuelle pour faire le point, que ce soit de manière indéterminée ou seulement pendant une certaine période (p. ex. : durant les vacances d’été où l’activité est souvent plus calme). Le manager peut définir avec l’aide de son équipe la fréquence la plus pertinente.
• Le jour et l’heure de la réunion : ces réunions ont généralement lieu en début de semaine. En plus de définir les éléments sur lesquels se concentrer pour les jours à venir, ce point est l’occasion pour les membres de l’équipe de se retrouver après le week-end et d’entamer de bon pied la semaine.
• Durée de la réunion : le meeting hebdomadaire doit être rapide et efficace. Les collaborateurs ne doivent pas avoir l’impression de perdre du temps chaque semaine. La durée moyenne conseillée est de 30 minutes pour que chacun reste concentré et impliqué. En effet, d’après la même étude de l’Ifop, les salariés seraient 23 % à perdre le fil d’une réunion après 30 minutes.
• Lieu de la réunion : pour les réunions en présentiel, elles peuvent être organisées dans une salle de réunion ou, pour des échanges plus informels, autour d’un café dans la salle de pause. Si une réunion doit aborder des éléments particulièrement stratégiques, il peut aussi être intéressant de l’organiser en dehors de l’entreprise pour stimuler l’engagement des collaborateurs. Enfin, il est aussi possible de prévoir ces réunions à distance ou en mode hybride (mélange entre présentiel et visioconférence).

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Comment structurer une réunion hebdomadaire ?

Voici les étapes principales à suivre pour animer une réunion de manière efficace :

Communiquer l’ordre du jour aux participants

En tant qu’organisateur de la réunion, veillez à informer les personnes présentes de l’ordre du jour que vous avez défini au préalable dès le début de la réunion. Celui-ci permet de structurer la réunion, de garder un cadre et de s’assurer que tous les éléments essentiels sont abordés. Il participe au bon déroulement de la réunion. Vous pouvez diffuser l’ordre du jour en amont de la réunion pour impliquer davantage l’équipe.

‍Faire un tour de table des humeurs et de la charge de travail‍

Avant de rentrer dans le vif du sujet de ces réunions opérationnelles, il est recommandé de commencer par faire un tour de table pour prendre la température du moral des troupes. Questionnez-les, demandez-leur comment s’est passée la semaine précédente, etc. En plus de briser la glace pour entamer une réunion, c’est aussi un moyen de créer du lien et de rester attentif au bien-être au travail.

‍Faire le point sur les projets en cours et futurs

L’objectif principal de ce type de réunion est d’échanger sur l’avancement des différents projets en mentionnant notamment : les challenges rencontrés, les éventuels besoins d’accompagnement, les prochaines étapes et deadlines, les objectifs et indicateurs de réussite, les priorités, etc. À cette étape, l’animateur doit aussi encourager les collaborateurs à s’exprimer et à poser des questions si besoin. Enfin, profitez-en pour faire des feedbacks constructifs et pour remercier les membres de l’équipe : cela participe à leur motivation.‍

Conclure sur des sujets libres

‍Ce point doit aussi être vu comme une réunion de discussion. À la fin de la réunion, vous pouvez consacrer quelques minutes à une prise de parole libre. C’est l’occasion d’aborder des sujets différents qui peuvent concerner l’ensemble ou une partie de l’équipe, par exemple : besoins en formation, questions RH, sujets administratifs, actualité de l’entreprise, etc. Et pour conclure, n’hésitez pas à rappeler à tous les participants que vous restez disponible pour échanger en dehors du cadre de la réunion.

Quelques bonnes pratiques pour une réunion productive

Voici un exemple de réunion de travail hebdomadaire productive : toute l’équipe participe, même les personnes en télétravail, tout le monde est aligné sur les informations importantes à retenir et sur les objectifs communs, et le temps passé en réunion est court, efficace et constructif.Mais comment s’y prendre ? Il existe un certain nombre d’astuces et de bonnes pratiques pour garantir l’efficacité des réunions. Par exemple :

• Définir des objectifs clairs et atteignables : ce point est crucial. Tenir des réunions récurrentes sans avoir d’objectif précis serait contre-productif.
• Préparer les participants : comme mentionné précédemment, l’idéal est de partager l’ordre du jour avant la réunion et de préciser les informations qui seront demandées aux collaborateurs. Quelques minutes doivent être suffisantes pour leur permettre de se préparer et ainsi faire en sorte que la réunion soit fluide et efficace.
• Utiliser des outils collaboratifs : si la réunion se tient en visioconférence pour tout ou partie des collaborateurs, l’utilisation d’outils interactifs est indispensable pour l’animer efficacement et permettre à chacun de participer activement (p. ex. : Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet…).
• Prendre des notes et partager le compte rendu : la synthèse des points clés est importante pour faire un suivi de la réunion. Vous pouvez nommer une personne différente chaque semaine pour prendre des notes.
• Respecter le temps imparti : le temps de chacun est précieux. Fixez une durée limite pour chaque sujet à traiter et tentez de ne pas vous éloigner du but de cette réunion. Et pourquoi ne pas conduire cette réunion débout ? Certaines équipes n’hésitent pas à utiliser cette astuce pour s’assurer de respecter le timing et de n’aborder que les points clés.
• Respecter le temps de parole de chaque participant : tout en veillant à ne pas dépasser la durée fixée, il est important de s’assurer que tout le monde puisse s’exprimer pendant la réunion.
• Évaluer l’efficacité du format et l’ajuster : après avoir organisé quelques réunions, faites le point avec les participants pour recueillir leur retour. Évaluez la pertinence du format, de la fréquence, etc., et ajustez la tenue de la réunion si nécessaire.
• Utiliser des outils de gestion de projet : le but de cette réunion est de faciliter le suivi des projets. L’utilisation d’outils de gestion de projet ou de tableaux de bord vous aidera également à atteindre cet objectif (p. ex. : Trello, Notion…).

Conclusion

Si ces étapes sont respectées, l’organisation d’une réunion d’équipe peut être un véritable atout pour renforcer la cohésion, améliorer la communication et optimiser la gestion des projets.Bon à savoir : l’importance de l’environnement de travail pour le bon déroulement de ce type de réunion est parfois sous-estimée. Pourtant, une salle de réunion adaptée, en termes de confort, d’équipements, de cadre et de capacité d’accueil, est essentielle pour une réunion efficace. Louer une salle de réunion répondant à ces critères peut ainsi être déterminant pour une rencontre productive et conviviale.Si vous cherchez une salle pour programmer une réunion, n’hésitez pas à explorer nos espaces en plein cœur de Paris. Nos salles modulables s’adaptent à vos besoins et peuvent accueillir différents types de réunion : réunions d’équipe, réunions de gestion, réunions de service, réunions de groupes de travail, réunions de formation, réunions commerciales, ou encore brainstorming…

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