Pourquoi faire appel à une agence événementielle ? Avantages et tendances en 2024

Votre entreprise prépare un événement professionnel en 2024 ? Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un team-building, d’une soirée de gala ou d’inauguration, de salons professionnels, ou encore d’un séminaire, etc., l’organisation d’une opération événementielle ne s’improvise pas. Pour fédérer vos collaborateurs autour d’un événement réussi, pourquoi ne pas confier tout ou partie du projet à une agence événementielle ?

Formeret, experts de l’événementiel d’entreprise, vous dévoile les avantages à faire appel à des experts de l’organisation d’événements, ainsi que les tendances à connaître dans le secteur pour 2024.

Quels sont les avantages d’une agence événementielle ? 

Voici 5 bonnes raisons de faire appel à une agence événementielle pour organiser vos événements professionnels.

Profiter de son expertise et expérience

Quel que soit le type d’événements que vous souhaitez organiser (team building, soirées de lancement de produits, séminaires, cocktails, etc.), l’expérience et le savoir-faire d’une agence jouent un rôle majeur dans la réussite de votre projet événementiel. Que vous ayez besoin d’une organisation complète ou seulement de certains aspects logistiques, l’agence confiera votre animation événementielle à un chef de projet rigoureux qui vous fera profiter de son expertise pour créer un événement de qualité. Cela peut vous éviter les erreurs de débutant dans les préparatifs qui pourraient être pénalisantes le jour J.

Gain de temps et réduction du stress

Spécialisées dans l’organisation d’événements, les agences vous font profiter de leur expérience terrain. Entre le choix du cadre de l’événement, des différents prestataires, la gestion du budget, le planning, la logistique et les contraintes techniques…  Organiser un événement d’entreprise prend du temps et peut être source de stress si ce n’est pas votre métier.

Vous pouvez passer par une entreprise d’événementiel pour organiser de A à Z un événement clé-en-main, ou bien pour vous accompagner sur certains pans de l’organisation avec une prestation sur mesure. Dans tous les cas, une agence ayant déjà l’expertise et le réseau, vous gagnez du temps dans la gestion de tous les aspects logistiques, vous concentrant ainsi sur l’essentiel, la stratégie de communication par exemple, et pouvez aborder l’événement avec sérénité. Le métier d’organisateur d’événement demande une certaine réactivité face aux imprévus et une bonne résistance au stress.

Accès à un réseau étendu de fournisseurs

Une agence événementielle a l’habitude de travailler en étroite collaboration avec un grand réseau de partenaires pour différents types d’événements. Faire appel à une agence spécialisée vous garantit donc de profiter de produits et services de fournisseurs fiables : traiteurs, location de matériel, animations, décorateurs… Vous bénéficiez d’un réseau d’experts et de tarifs négociés.

Un événement créatif et personnalisé

Un événement réussi est un événement qui saura marquer les esprits. Votre événement est le reflet de votre image de marque, il doit non seulement être réussi, mais aussi rester en phase avec les valeurs de votre entreprise. Vous pouvez compter sur les agences événementielles pour vous organiser des événements sur mesure et créatifs : c’est leur métier. Quels que soient vos objectifs et votre budget, passer par une agence vous permet d’offrir un événement original et exclusif à vos convives et collaborateurs.

Une meilleure gestion de budget

Lorsque l’on se lance dans la création d’événements, la gestion du budget peut devenir un véritable casse-tête, notamment savoir quel budget allouer à tel ou tel poste de dépense. Grâce à leur expérience, les entreprises d’événementiel vont vous aider à définir un budget total, à le respecter, mais aussi à optimiser les coûts. En effet, leur connaissance du secteur et leur réseau de partenaires leur permettent de négocier des prix sur certaines prestations.

Comment choisir la bonne agence événementielle à Paris ?

Comprendre vos besoins

Avant même de vous lancer dans la recherche d’un partenaire événementiel, vous devez définir clairement vos besoins et vos attentes. Prenez le temps d’établir un cahier des charges et une stratégie événementielle en fonction de votre public cible et des objectifs de votre événement. Pour trouver l’agence idéale, vous pouvez vous poser les questions suivantes : quel type d’événements souhaitez-vous organiser (haut de gamme, atypique, original, convivial ou professionnel, etc.) ? Quel est l’objectif de ce projet professionnel (informer, récompenser, favoriser la cohésion, valoriser votre image, etc.) ? Quel est le profil de vos convives et quelles sont leurs attentes ? Quelle est votre enveloppe budgétaire ?

Évaluer les compétences et l’expérience

Une fois que vous savez exactement ce dont vous avez besoin, vous pouvez vous lancer dans la prospection. Au moment de votre benchmark, il est essentiel d’évaluer les compétences et l’expérience des professionnels de l’agence. Pour cela, vous pouvez vérifier les références et les précédents événements organisés par l’agence. Cela vous permettra de voir si le genre d’événements et le positionnement de l’agence sont en adéquation avec votre entreprise et vos projets, par exemple : organisation de séminaires, d’incentives, de soirées de gala, d’anniversaire d’entreprise, de team-building, etc.

Demander des propositions détaillées

N’hésitez pas à demander des propositions détaillées incluant les idées, les coûts et les services offerts. Cette étape est cruciale pour évaluer le sérieux de l’agence, leur expertise et éviter de mauvaises surprises au moment de l’organisation. De même, essayez d’en savoir plus sur le fonctionnement de l’agence : quel est son niveau d’implication dans l’organisation et la gestion des événements ? Propose-t-elle des événements clé en main ou vous accompagne-t-elle uniquement sur certains aspects ? Qui sera votre interlocuteur ? N’hésitez pas à demander autant d’informations que nécessaire pour vous assurer de la fiabilité des prestataires.

Considérer la chimie et la communication

Vous allez travailler en étroite collaboration avec cette agence jusqu’au jour J. Il est donc primordial de vous assurer qu’il y ait une certaine compatibilité et une communication fluide entre les différents interlocuteurs. De plus, n’hésitez pas à poser des questions sur leur philosophie, leur vision de l’expérience événementielle afin de savoir si elle sera compatible avec les valeurs de votre entreprise et votre univers.

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Quelles sont les tendances événementielles en 2025 ?

La montée des événements hybrides

Les événements combinant présentiel et digital sont de plus en plus courants, car ils permettent d’élargir les niveaux d’audience tout en offrant une expérience optimale aux convives présents et aux personnes inscrites en ligne. Grâce aux technologies innovantes, il est désormais possible de créer un événement hybride aussi engageant en ligne qu’en présentiel. Selon les attentes du public (être informé, échanger, vivre des expériences, etc.), il est important de définir le mix idéal entre présentiel, virtuel et hybride.

Avec la possibilité de diffusion en temps réel, la portée des événements est bien plus importante car l’événement est accessible à un plus grand nombre, ce qui réduit le nombre de no-show et engendre plus de notoriété. De plus, les participants sont de plus en plus sensibles à l’aspect écologique : un événement hybride limite le nombre de déplacements et donc l’empreinte carbone.

Durabilité et écoresponsabilité

En 2024, la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et l’adoption de pratiques écologiques dans l’organisation d’évènements sont l’une des priorités du secteur événementiel. Les organisateurs d’événements doivent repenser leurs pratiques avec des initiatives écoresponsables pour minimiser l'empreinte écologique de l’événement. Cela peut se traduire par un ensemble d’actions comme la réduction des déchets, le choix de matériaux durables et de prestataires engagés, l’hybridation de l’événement, ou encore la compensation carbone, etc. Ces initiatives sont désormais considérées comme incontournables, témoignant de l'évolution des mentalités.

Technologie et innovation

Parmi les tendances événementielles, on note également une utilisation accrue des nouvelles technologies qui révolutionnent le secteur événementiel. Certaines technologies sont à l’origine d’une transformation profonde dans la conception et l’organisation des événements, comme la réalité augmentée et la réalité virtuelle. Ces technologies avancées permettent de créer des expériences sur mesure et immersives qui mêlent le virtuel et le physique. Elles permettent de changer la manière dont les soirées événementielles sont vécues par les participants en offrant des expériences inédites et interactives.

C’est une manière efficace de marquer les esprits pour les organisateurs de l’événement qui doivent être prêts à adopter ces technologies (lorsque c’est pertinent) pour rester compétitifs et répondre aux attentes du public. L’utilisation croissante des technologies dans le secteur événementiel reflète une démarche tournée vers l’avenir qui combine interactivité et innovation.

Personnalisation des événements et expériences immersives

En 2024, le succès des expériences immersives se confirme. Dans l’événementiel, cette tendance permet de plonger les participants dans des univers créatifs et stimulants. Étant de plus en plus sollicités, vos convives deviennent aussi plus exigeants. Le fait de créer des expériences uniques et immersives, de plonger les plonger dans des scènes dynamiques qui stimulent les sens et l’imagination, permet de faire de votre événement d’entreprise un moment mémorable.

Ces expériences immersives peuvent bien sûr s’appuyer sur les nouvelles technologies, mais pas que ! Il est aussi possible d’engager les participants avec un décor immersif, la sonorisation, des animations événementielles ludiques, etc. L’objectif étant de les impliquer pleinement dans votre événement, qu’ils en deviennent les acteurs.

Sécurité et bien-être des participants

On note depuis quelques années une importance accrue de la sécurité sanitaire et du bien-être des participants dans la conception des événements. Pour garantir une expérience positive pour tous vos convives, vous pouvez proposer des espaces de détente, des activités inclusives, des menus équilibrés, etc. Avec la persistance des préoccupations sanitaires, la possibilité de suivre l’événement à distance est aussi un moyen de protéger les personnes à risque.

Formeret : location d’espaces et prestations sur mesure

Quel que soit votre secteur d’activité, le groupe Formeret vous propose des espaces d’exception pour accueillir tous vos événements professionnels à Paris : du cocktail dinatoire à la journée d’études, en passant par une soirée de lancement d’un nouveau produit ou encore un séminaire d’entreprise. Nos salles modulables et entièrement équipées s’adaptent à tous vos besoins.

Nous vous offrons également un large choix de prestations annexes pour une expérience clé-en-main : accueil, traiteur, équipement audiovisuel, espaces détente… Location d’une salle ou privatisation d’un espace : tout est possible. Nous mettons nos solutions et notre expertise au service de vos événements.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à contacter nos équipes.

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