Quelles sont les qualités essentielles d'un bon organisateur d'événements ?
L’organisateur événementiel est un chef d’orchestre. Il s’occupe de la conception d’un événement de A à Z, qu’il s’agisse de la planification d’événements sportifs, d’événements culturels, d’événements privés comme des anniversaires ou des mariages (wedding planner), de salons professionnels et autres événements d’entreprise.
Vous souhaitez organiser une conférence, un séminaire d’entreprise ou encore une soirée de lancement de produits ? Confier votre projet à un expert de la création d’événements présente plusieurs avantages : gain de temps, créativité, gestion du budget, expertise… Mais comment bien choisir votre prestataire événementiel ? Voici quelques qualités indispensables pour un bon organisateur d’événements d’entreprise.
Le métier d’organisateur d’événement
Le rôle de l’organisateur événementiel est crucial. Celui-ci peut vous accompagner dans l’organisation d’une partie de votre projet ou bien prendre en charge sa conception du début à la fin pour vous livrer un événement clé en main.
Les missions de l’organisateur sont très variées : il gère la planification logistique et matérielle, la communication événementielle, la location de la salle, il imagine les animations et ateliers selon le public visé et les types d’événements, il s’assure de la bonne coordination entre les différents prestataires, il gère et optimise votre budget, il veille au bon déroulement de l’événement…
Faire appel à une agence événementielle garantit la réussite de votre projet et vous permet d’aborder le jour J en toute sérénité. Découvrez ci-dessous les compétences clés nécessaires pour organiser des événements d’exception.
1. Vision créative et innovation
Il s’agit probablement de la qualité la plus importante : la capacité à apporter des idées fraîches et originales, à proposer des événements uniques. L’organisateur d’événements doit bien sûr être à l’écoute des besoins de son client pour proposer un événement fidèle à l’image de marque et à la stratégie événementielle de l’entreprise, mais il doit aussi être en mesure de proposer des idées qui marqueront les esprits des convives. Certains événements sont plus codifiés que d’autres, mais quelle que soit l’occasion (séminaires, team-building, salon, cocktail, conférence…), les chefs de projets événementiels débordent généralement d’imagination !
Ils doivent également rester curieux et s’intéresser aux actualités du secteur. Certaines tendances événementielles leur donnent l’occasion de faire preuve d’une créativité sans limite : la réalité virtuelle et la réalité augmentée permettent, par exemple, de plonger les invités dans des mondes immersifs. La tendance est également à l’organisation des événements dans des lieux insolites et décalés, ou encore à la planification d’événements hybrides (à la fois en présentiel et en digital).
2. Une bonne gestion du budget
L’expérience des agences en matière de gestion de budget est aussi un atout de taille. Savoir quel budget allouer à tel ou tel poste de dépense, savoir négocier avec les prestataires… Cela fait partie du rôle d’organisateur ! Une entreprise d’événementiel va ainsi vous aider à définir votre budget total, à le respecter et même à l’optimiser sans compromettre la qualité de votre événement professionnel. En effet, leur réseau de partenaires et leur connaissance du secteur les aident à obtenir des prix attractifs selon les prestations.
3. Le sens de l'organisation et l’attention aux détails
La planification d’un événement demande une grande polyvalence puisqu’il faut être capable de jongler entre des dizaines de tâches différentes et de coordonner les différents prestataires. Pour concevoir un événement sans accroc, un sens de l’organisation aigu est donc demandé aux différentes personnes impliquées dans le projet.
Le sens du détail est tout aussi important : c’est ce qui pourra faire la différence pour vos invités et c’est surtout ce qui permet d’éviter au maximum les imprévus. Un bon organisateur arrive à visualiser l’ensemble du projet tout en restant attentif à chaque élément. Pour assurer une organisation fluide, les event planner utilisent quelques techniques de gestion de projet : checklist détaillée, logiciels spécialisés, etc., et bien sûr, leur savoir-faire et leur expérience terrain !
4. Communication et relationnel
Un bon sens du relationnel est nécessaire pour bien comprendre les besoins des clients et communiquer avec tous les prestataires liés à l’organisation de l’événement. Un organisateur d’événement doit aussi savoir accepter les critiques constructives et être ouvert aux nouvelles idées. On attend d’un event planner qu’il adopte une communication claire, respectueuse et bienveillante pour collaborer efficacement avec toutes les personnes impliquées dans la réussite du projet et ainsi atteindre ses objectifs.
De très bonnes capacités à s’exprimer à l’oral, à négocier et à convaincre sont également appréciées. Ces qualités sont particulièrement utiles si des désaccords surviennent durant la conception de l’événement. Enfin, il doit avoir des compétences en communication digitale pour communiquer efficacement autour de votre événement et toucher le plus grand nombre de personnes possible.
5. La capacité à gérer les imprévus
L’événementiel est un métier passionnant qui est parfois ponctué d’imprévus. Qu’il faille remplacer un intervenant à la dernière minute, réparer une partie du décor, gérer une coupure de courant ou encore un retard de livraison du traiteur… La capacité d’adaptation et l’aptitude à garder son sang-froid sont des qualités primordiales.
En effet, même avec des préparatifs sans faille, certains imprévus exigent de modifier et d’adapter les plans initiaux. Le chargé de projet événementiel doit donc être plein de ressources et d’inventivité pour trouver une solution à chaque défi. Il est aussi nécessaire d’avoir une bonne résistance au stress pour réagir rapidement et avec efficacité.
{{cta-services="/cta"}}
6. Un réseau de contacts professionnels
De par son expérience, une agence spécialisée dans la création d’événements dispose d’un solide réseau de prestataires, de lieux et de professionnels du secteur. Un bon organisateur vous fait donc profiter de son réseau de collaborateurs et de fournisseurs fiables (traiteurs, location de matériel, animations, décorateurs…) pour vous offrir des services de qualité, ainsi que des tarifs négociés.
7. Expertise technique et logistique
Que vous choisissiez de faire appel à une agence pour une offre clé en main ou seulement pour la gestion de certains aspects logistiques, le chef de projet événementiel possède les connaissances nécessaires pour gérer tous les aspects techniques indispensables : sonorisation, éclairage, projection vidéo, etc.
Débit internet trop faible pour diffuser des vidéos ou retransmettre l’événement en live, matériel informatique défaillant, problèmes d’inscription en ligne… Votre organisateur est là pour anticiper les défis techniques avant votre événement et sait comment les gérer. Faire appel à un professionnel permet ainsi d’éviter des problèmes techniques qui pourraient être pénalisants le jour de l’événement.
8. Sens du service client
L’expérience client représente un enjeu essentiel dans toute stratégie événementielle : elle est au cœur de la réussite d’un événement. Elle englobe le vécu des convives avant, pendant et après l’événement. L’organisateur doit s’assurer d’offrir un parcours client fluide. En amont de l’événement, cela signifie proposer un lieu accessible à tous, facile à trouver et proposer un accueil de qualité.
Il doit ensuite être en mesure de créer de la valeur pour votre événement en proposant, selon vos attentes, une expérience personnalisée, immersive, atypique, et surtout interactive. Pour accroître l’engagement des participants, il est désormais indispensable de proposer des événements durant lesquels ils peuvent interagir, tester, échanger à travers des ateliers ou des dispositifs digitaux.
Le rôle de l’organisateur ne s’arrête pas forcément à la fin de l’événement. L’expérience client se poursuit après avec, par exemple, un email de remerciement, le partage des photos et autres contenus, un questionnaire de satisfaction. En soignant l’expérience client, l’agence événementielle garantit bien sûr la satisfaction des participants, mais aussi celle de ses clients.
Vous souhaitez faire appel à une équipe d’experts pour l’organisation de votre événement professionnel ? Spécialistes de la location de salles et de l’événementiel, les équipes du groupe Formeret mettent leur savoir-faire au service de vos événements d’entreprise : cocktail dinatoire, soirée de gala ou de lancement de produit, séminaire, colloques, incentive, formation, conférence… Nous vous proposons la location d’espaces atypiques et d’exception, ainsi qu’un large choix de prestations pour un événement sur mesure : audiovisuel, mobilier, restauration, personnel, informatique… N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !
{{cta-evenement-entreprise="/cta"}}