Comment organiser et réussir un kick-off ?

Tout lancement de projet se doit de commencer par un kick-off meeting pour permettre un pilotage efficace du projet et s’assurer de son bon déroulement. Le kick-off est un type de réunion qui réunit le chef de projet et tous les collaborateurs impliqués dans la gestion du projet. Cette réunion de coup d’envoi est indispensable pour favoriser les échanges entre les différents acteurs et créer une bonne cohésion avant de lancer un projet.

Mais organiser un kick-off ne s’improvise pas, la préparation doit être anticipée et minutieuse. Alors, comment réussir une réunion de lancement ? Formeret vous livre quelques conseils et recommandations pour garantir l’efficacité de votre kick-off.

Qu’est-ce qu’un kick-off ?

Le kick-off meeting, aussi appelé réunion de lancement de projet, est la réunion d'entreprise qui marque le début d’un projet. Cette réunion permet de présenter le but du projet et de passer en revue les points essentiels pour permettre à tous les membres de l’équipe de démarrer au même niveau d’information. Cette réunion professionnelle favorise ainsi la prise de décision et participe à la réussite du projet.

À la fin de cette réunion de travail, tous les membres de l’équipe de projet doivent avoir une vision claire des objectifs, du plan du projet et de ses différentes étapes, des exigences et risques, de la méthodologie à suivre, des échéanciers, mais aussi du rôle et des responsabilités de chacun. Le kick-off doit être animé de sorte à favoriser au maximum les échanges. Il faut piloter et gérer cette réunion de lancement du projet de manière agile pour que chaque personne au sein de l’équipe puisse poser toutes les questions nécessaires.

Le but de cette réunion est donc de réunir tous les acteurs impliqués dans la conduite du projet : responsable du projet, comité de pilotage, parties prenantes… Mais aussi, si nécessaire, des prestataires externes, les clients, voire la direction s’il s’agit d’un projet complexe et stratégique pour l’entreprise. Faire le point en amont sur l’ensemble des périmètres du projet avec tous les collaborateurs est la clé pour mener à bien et diriger un projet de manière efficace.

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Quand organiser un kick-off ?

Par définition, la réunion de démarrage du projet doit être organisée avant le début du travail actif. Le moment idéal pour organiser une réunion de lancement se trouve après la validation des plans et de la charte du projet.

Mais le kick-off meeting n’est pas forcément la toute première réunion. En amont, le client et l’entreprise doivent se rencontrer pour définir les besoins, le plan d’action, le budget, les délais, etc. Il peut également y avoir des réunions en interne avant le kick-off, notamment pour identifier les collaborateurs qui se réuniront autour du projet. De plus, le projet d’entreprise doit forcément avoir été validé par le management avant le kick-off pour s’assurer de sa faisabilité.

Enfin, cette réunion professionnelle est loin d’être la dernière. Des réunions de suivi, de pilotage ou encore de brainstorming doivent être organisées régulièrement avec tous les participants ou en petit comité selon les points abordés. Le kick-off permet d’ailleurs de planifier ces points d’étape essentiels pour vérifier la bonne progression du projet, la gestion des ressources, le respect des échéances et livrables, etc.

Quelles sont les étapes clés pour un kick-off réussi ?

Le déroulement d’un kick-off meeting va bien sûr dépendre de chaque projet d’entreprise.  Sans parler de toute la planification et de l’organisation de la réunion en amont, il y a cependant une certaine méthodologie à suivre pour réussir cette réunion d’avant-projet. Dans tous les cas, gardez à l’esprit que le kick-off doit être clair et efficace.

• Introduction et présentation : c’est le moment pour toutes les parties prenantes de se présenter brièvement, surtout si certains ne se connaissent pas encore.
• Rappel de l’ordre du jour : pour un bon déroulement de la réunion, envoyez l’agenda du jour à tous les participants avant le kick-off pour qu’ils puissent se préparer.
• Contexte et objectifs du projet : avant d’entrer dans le vif du sujet, il faut faire un rappel des fondamentaux du projet et ses objectifs.
• Les grandes phases du projet : idéalement, le plan du projet a aussi été transmis en amont aux équipes, mais il est important de revoir les points essentiels des différentes phases du projet pour s’assurer de la bonne compréhension de chacun (planning, livrables, méthodologie, outils de gestion et démos au besoin, etc.).
• Présentation de l’équipe projet : c’est une étape primordiale, surtout si c’est la première fois que certaines personnes travaillent ensemble. Le rôle, les responsabilités et la charge de travail de chacun doivent être clairement définis.
• L’analyse des risques : identifiez les risques potentiels et les solutions mises en place. Cette étape permet d’instaurer un climat de confiance avant de débuter.
• Le plan de communication : qui sera informé ? Quand ? Comment ? Pensez à structurer et à faciliter l’accès à toutes les informations liées au projet.
• Les mesures de succès : pour bien piloter le projet, définissez des indicateurs pour évaluer l’atteinte des objectifs d’ici la fin du projet.
• Questions / réponses : il s’agit d’un travail collaboratif, chacun doit avoir un certain temps de parole pour partager ses apports et énoncer sa vision. Avant de conclure, l’animateur peut faire un dernier tour de table pour être sûr que tous les acteurs du projet sont opérationnels.
• Les prochaines étapes du projet : n’oubliez pas de fixer les prochaines réunions pour vérifier l’avancement du projet et de rédiger un compte-rendu du kick-off.

Gérer un projet ne s’improvise pas ! Le gestionnaire doit choisir la méthodologie adéquate (p. ex. : méthodes traditionnelles, méthodes agiles, méthode du chemin critique…) pour atteindre les objectifs d’ici la clôture du projet.

Les secrets de l’organisation d’un kick-off efficace : choisir le bon lieu et les bons outils

Pour une réunion efficace, il est essentiel de bien la préparer en avance. C’est au chef de projet qu’incombent la préparation et le pilotage du kick-off. Nous l’avons vu, il faut préparer le contenu de la réunion : avoir une bonne connaissance de la note de cadrage ou feuille de route, fixer les objectifs de la réunion, préparer l’ordre du jour (tâches, outils de suivi, plan de communication, échéances des livrables, budget prévisionnel...) et un support visuel, etc.

Mais pour une réunion de travail efficace, il ne faut pas négliger les aspects pratiques. Il faut porter une attention particulière aux choix des bons outils, notamment les outils de communication et le logiciel de gestion de projet.

Enfin, le choix du lieu est un critère essentiel. Cette réunion particulièrement importante dans la réussite du projet doit réussir à motiver les équipes. Évitez donc d’organiser le kick-off dans une salle de réunion classique au sein de votre entreprise. L’idéal est d’opter pour un lieu en dehors de l’entreprise, et de préférence un lieu innovant, atypique et agréable. Cela favorisera les échanges, la convivialité et l’engagement des participants.

Si vous avez besoin d’un lieu pour votre kick-off, Formeret vous propose un large choix de salles de réunion qui s’adaptent à tous vos besoins, ainsi que trois espaces d’exception en plein cœur de Paris. Nous mettons à votre disposition des salles modulables entièrement équipées avec le matériel nécessaire pour piloter efficacement vos réunions de travail. Formeret, c’est aussi un service professionnel et une équipe à votre disposition pour faciliter la réussite de tous vos projets.

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