Pourquoi et comment organiser une réunion du CSE ?

Les réunions du CSE (Comité Social et Économique) sont des rendez-vous clés dans la vie d’une entreprise. Ces rencontres entre l’employeur et les représentants du personnel sont obligatoires et leur permettent notamment d’aborder les questions économiques et sociales au sein de l’organisation. 

Mais à quelle fréquence doit avoir lieu ce type de réunion ? Comment bien l’organiser ? Qui doit y assister ? Dans cet article, nous vous proposons de faire un tour d’horizon complet du rôle, du fonctionnement et de la périodicité des réunions CSE.

Qu’est-ce qu’une réunion CSE ?

La réunion CSE est une rencontre périodique entre les élus du CSE et la direction d’une entreprise. Elle a pour but de discuter des questions économiques, sociales, et parfois environnementales, qui concernent l’entreprise et ses salariés.

De nombreux sujets en lien avec les attributions de cette instance représentative du personnel peuvent être abordés au cours de la réunion, par exemple :

• Les conditions et la sécurité au travail ;
• La situation économique et financière ;
• Les droits des salariés ;
• La politique salariale de l’entreprise ;
• La formation professionnelle ;
• Le règlement intérieur du Comité ;
• Les éventuels projets de restructuration de l’entreprise…

Quels sont les objectifs des réunions CSE ?

Les réunions du Comité Social et Économique remplissent plusieurs fonctions. Leurs missions principales sont les suivantes :

• Faciliter les échanges entre les représentants et la direction, et ce, de manière constructive ;
• Simplifier la prise de décision sur des sujets importants concernant les salariés, comme les mesures de sécurité, les avantages sociaux ou les conditions de travail ;
• Surveiller et contrôler les décisions et les actions de la direction afin de veiller au respect des réglementations et des droits des salariés ;
• Informer les salariés sur les projets et décisions qui peuvent les affecter ;
• Présenter les réclamations individuelles et collectives des employés et les encourager à participer à l’amélioration des conditions de travail ;
• Favoriser une communication transparente au sein de l’entreprise ;

Réunion CSE : obligations légales et fréquence

Le Comité Social et Économique est obligatoirement mis en place dans toutes les entreprises d'au moins 11 salariés.

Comme prévu dans le Code du travail, les réunions du CSE doivent avoir lieu au moins une fois par mois dans toutes les entreprises de moins de 50 salariés. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le nombre de réunions peut être décidé dans un accord collectif. En revanche, il ne peut légalement être inférieur à :

• une réunion tous les deux mois dans les entreprises de moins de 300 salariés.
• une réunion tous les mois dans les entreprises d'au moins 300 salariés.

En l’absence d’accords collectifs, le CSE doit se réunir :

• au moins une fois par mois avec l’employeur ou son représentant dans les entreprises entre 11 et 49 salariés.
• tous les deux mois dans les organisations de 50 à 299 salariés.
• tous les mois dans celles de plus de 300 salariés.

Bon à savoir : les entreprises de plus de 50 salariés sont dans l’obligation d’organiser quatre réunions par an minimum portant sur les sujets de santé et sécurité et sur les conditions de travail.

Zoom sur la première réunion CSE

Une fois le CSE élu, la première réunion a généralement lieu dans les 30 jours qui suivent. Cette première réunion CSE a une importance particulière puisqu’elle va définir le fonctionnement de cette instance pour la durée de son mandat.

Elle permet notamment de :

• Installer le CSE et les élections : élection du secrétaire du CSE, des délégués du personnel…
• Établir le règlement intérieur : définition des règles de fonctionnement du CSE (fréquence, modalités de convocation, de délibération et de vote, modalités de l’exercice du droit d’alerte…)
• Identifier les premiers sujets à traiter : passage en revue des points prioritaires à aborder lors des prochaines réunions, en fonction des préoccupations et des besoins des employés.

Réunion ordinaire VS réunion extraordinaire

Des réunions extraordinaires peuvent être organisées en dehors des réunions classiques, aussi appelées réunions ordinaires. Elles peuvent être convoquées à la demande de l’employeur ou de la majorité des membres du CSE en cas de situation urgente ou de circonstances particulières qui nécessitent une prise de décision rapide et qui ne peuvent pas attendre la prochaine séance (ex. : licenciements pour motif économique, danger grave et imminent, accident, atteinte à l’environnement ou à la santé publique…).

Combien de temps dure une réunion CSE ?

Le Code du travail ne fixe aucune durée précise pour les réunions CSE, tout dépend des sujets à aborder et de la périodicité choisie. Cela dit, les membres élus disposent d’un crédit d'heures de délégation qui leur permet de préparer et d’assister à ces séances sur leur temps de travail. Ce crédit varie notamment en fonction de l'effectif de l’entreprise.

De plus, des délais minimums doivent être respectés pour convoquer les participants afin de leur laisser le temps d’étudier les sujets à l’ordre du jour et de se préparer. La convocation doit ainsi être envoyée au minimum trois jours avant la réunion. Cette phase de consultation et de préparation est essentielle pour garantir un dialogue social constructif avec la direction pendant la réunion.

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Qui participe aux réunions du CSE ?

Les réunions CSE rassemblent plusieurs acteurs clés de l’entreprise. La composition peut varier selon la taille de l'entreprise, mais sont systématiquement présents :

• L’employeur ou son représentant : le chef d’entreprise préside la réunion avec voix consultative. Il peut se faire assister par des collaborateurs (RH, direction financière, sécurité…) à condition d’en informer les membres du CSE. Si l’employeur ne peut être présent, il doit désigner un représentant de l’entreprise et lui transmettre l’ensemble de ses attributions pour gérer la réunion.
• Les membres élus du CSE : les titulaires participent toujours aux réunions. Les suppléants peuvent y assister uniquement en l'absence des titulaires, sauf accord contraire. En pratique, dans certaines entreprises, tous sont conviés, mais seuls les titulaires ont voix délibérative.
• Le secrétaire du CSE : élu parmi les membres titulaires, le secrétaire du CSE joue un rôle essentiel dans la préparation (ordre du jour) et le suivi (rédaction des procès-verbaux) des réunions. Sa présence est obligatoire.

Selon les sujets abordés, d’autres personnes peuvent être conviées : 

• Les délégués syndicaux : dans les entreprises de 50 salariés et plus, chaque organisation syndicale peut désigner un représentant qui assiste à la réunion CSE avec voix consultative.
• Des invités ponctuels selon les expertises nécessaires : inspecteur du travail, médecine du travail, etc., peuvent être conviés pour intervenir sur des points précis à l’ordre du jour, notamment lors de consultations ponctuelles.

Comment bien organiser une réunion CSE ?

Comme pour tout autre type de réunion stratégique (ex. : réunion entre spécialistes, réunion CoDir, réunion de lancement de projet…), une préparation minutieuse est essentielle pour que le rendez-vous soit utile et en conformité avec les obligations légales.

Voici quelques éléments importants à prendre en compte dans l’organisation de ce meeting.

1. L’ordre du jour de la réunion CSE

L’ordre du jour est fait conjointement par l’employeur et le secrétaire du CSE. Il doit mentionner tous les points qui seront abordés lors de la séance : consultations obligatoires qui seront soumises à l’avis du CSE et les divers points d’information s’il y en a. Il doit être envoyé aux membres au moins 3 jours avant la réunion.

2. La convocation

La convocation du CSE est très importante et est toujours faite par l'employeur. Elle indique la date, l'heure et le lieu de la réunion. Elle s'accompagne généralement de l'ordre du jour.

Elle doit être envoyée individuellement à :

• Chaque membre titulaire du CSE ;
• Représentants syndicaux ou au délégué syndical.

Bon à savoir : sans convocation, l'employeur peut être accusé de délit d'entrave.

3. Le procès-verbal (PV)

Le procès-verbal est un document obligatoire qui doit être rédigé par le secrétaire du CSE à la fin de la réunion. Il s’agit du compte-rendu officiel de la réunion CSE : il reprend les échanges et les décisions prises durant la séance.

Une rédaction claire et précise est exigée :

• Recueillez toutes les informations nécessaires : ordre du jour, sujets discutés, votes, décisions prises…
• Structurez correctement le document en précisant la date, le lieu, le type de réunion (ordinaire, extraordinaire), les personnes présentes, etc.
• Reprenez les débats de manière fidèle : il est important de synthétiser de manière factuelle les discussions sans prendre position.
• Indiquez les décisions prises : listez toutes les décisions, les votes et les actions à suivre.
• Faites valider le procès-verbal : le PV est généralement approuvé à la majorité lors de la séance suivante avant de pouvoir être diffusé.

Le lieu de la réunion CSE : un choix stratégique

Le lieu des réunions du CSE ne doit pas être choisi à la légère. Il impacte la qualité des échanges, la confidentialité des débats et le respect des obligations. Le choix du lieu de cette rencontre incombe à l’employeur.

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Confidentialité

Certains sujets abordés lors de cette réunion en entreprise sont sensibles : restructurations, risques psychosociaux, résultats financiers… Il est essentiel que le lieu offre un espace fermé et confidentiel, à l’abri des écoutes ou interruptions.

Avec ses espaces confidentiels en plein cœur de Paris, Formeret vous offre un accompagnement complet pour organiser ces réunions stratégiques : accueil personnalisé, conciergerie, matériel audiovisuel et réseau sécurisés…

Équipements nécessaires

La salle de réunion doit être adaptée aux besoins logistiques :

• Tables en configuration de réunion, salle modulable de préférence ;
• Accès à un vidéoprojecteur ou écran ;
• Connexion internet si besoin ;
• Matériel pour prise de notes ou enregistrement du PV.

Explorez nos salles de réunion modulables équipées de matériel audiovisuel performant (écrans, vidéoprojecteurs tactiles, écrans de rappel dans les plus grandes salles…). Pour répondre à tous vos besoins, du matériel supplémentaire peut être loué sur place : ordinateur, micros, caméras pour les réunions CSE en visioconférence…

En interne ou en externe ?

Dans les petites entreprises, les réunions se tiennent souvent dans une salle interne. Dans les grandes structures, les réunions peuvent être organisées au siège social de l’entreprise.

Cela dit, il peut être judicieux de louer et réserver une salle de réunion extérieure. Lorsque les élus travaillent sur plusieurs sites, par exemple, la location d’une salle plus centrale peut s’avérer une bonne solution pour réduire le taux d’absentéisme. De même, lorsque des sujets sensibles doivent être abordés, la tenue de la réunion dans un lieu neutre, hors de l’entreprise, est conseillée.

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