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Réunion formation : comment l’organiser et l’animer efficacement ?

publié le

31.3.2025

Réunion formation : comment l’organiser et l’animer efficacement ?

Dans un contexte professionnel en constante évolution, organiser des réunions de formation est devenu essentiel, voire obligatoire dans certains cas, pour favoriser le développement des compétences des collaborateurs et s’adapter aux nouvelles exigences du marché. Lorsque des sessions sont organisées avec plusieurs salariés d’une même organisation, on parle alors de formations intra entreprises.

Pour que ce type de réunion soit productif, la planification doit être réalisée avec soin et certaines techniques d’animation doivent être mises en place pour créer une bonne dynamique de groupe. Du choix de la salle de réunion aux modalités pédagogiques, en passant par la préparation des supports et des méthodes d’animation, Formeret vous livre tous ses conseils pour une réunion réussie.

Quels sont les objectifs principaux de la formation intra entreprise ?

Une réunion formation répond à plusieurs objectifs importants :

Assurer la montée en compétence des collaborateurs : pour faire face à l’obsolescence des compétences, la formation est essentielle. Cela permet non seulement de favoriser l’évolution professionnelle et l’employabilité des salariés, mais aussi de faciliter l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Transmettre des connaissances spécifiques : un programme de formation ciblé va permettre d’acquérir des savoirs théoriques et pratiques précis, qu'il s'agisse de nouvelles réglementations, de procédures internes ou encore de compétences techniques ou humaines (p. ex. : leadership, résolution de problèmes, gestion du trac…).
Sensibiliser à de nouvelles méthodes : la formation est aussi un levier efficace pour lutter contre la résistance au changement. Si vous souhaitez, par exemple, introduire de nouveaux outils ou des techniques innovantes, la formation va faciliter leur prise en main et ainsi améliorer les performances individuelles et collectives.
Favoriser l’engagement et la motivation : une formation bien conçue et interactive encourage les employés à s'impliquer davantage dans leur travail et participe à renforcer la cohésion d’équipe. De plus, investir dans l’évolution des salariés augmente leur engagement et leur sentiment d’appartenance.
Répondre à certaines obligations : parfois, la formation répond tout simplement à une obligation légale. C’est notamment le cas de certaines formations relatives à la santé et à la sécurité au travail.

Planifier et organiser une réunion : les étapes à suivre

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De manière générale, une bonne organisation est requise pour tous types de réunion en entreprise. En tant qu’organisateur de la réunion, voici les étapes clés à suivre pour des réunions efficaces :

Définition des objectifs pédagogiques : préparer en amont la réunion commence par l’identification des objectifs à atteindre, des compétences à acquérir et des besoins des collaborateurs. Cela vous permettra d'adapter le contenu et la méthodologie.
Sélection des formateurs : votre choix doit se porter sur des intervenants compétents et pédagogues, capables d'expliquer clairement les concepts dont ils sont experts. De plus, le formateur joue également un rôle d’animateur. Il doit être en mesure d’utiliser des techniques d’animation pour captiver l'attention de son auditoire.
Préparation du contenu de la réunion et du matériel pédagogique : le programme doit être adapté aux collaborateurs, mais aussi aux attentes spécifiques de l’entreprise. Ici, deux cas de figure sont possibles. La première option est de faire appel à un prestataire (organisme de formation) qui pourra vous livrer une formation clé en main. Sinon, vous pouvez confier la conception de supports adaptés et ludiques (présentations, slides Powerpoint, documents, cas pratiques, exercices interactifs…) à votre équipe formation en interne. Cette prise de décision se fait en fonction du contenu de la formation et des objectifs fixés.
Location de la salle de réunion : le choix de l’environnement de travail est une étape essentielle au moment d’organiser une réunion. Plusieurs éléments doivent être pris en compte comme l’ambiance, la capacité, la configuration, les équipements et l’accessibilité (vérifiez notamment l’accès pour les personnes en situation de handicap si besoin). Organiser les formations en dehors du cadre de l’entreprise permet de booster la motivation et la concentration des salariés.
Planification logistique et organisation matérielle : à ce stade, pensez à vérifier que vous avez bien tout le matériel technique nécessaire (vidéoprojecteur, connexion internet, micros, etc.). Cela est généralement inclus dans la location de la salle de réunion. Pensez également à prévoir des pauses régulières pour maintenir la concentration des collaborateurs. Si la formation se déroule sur une journée entière, voire plusieurs jours, prévoyez des services de restauration.

Veiller au déroulement efficace de la réunion formation

Une bonne conduite de réunions repose sur une structure claire et engageante, et ce, quel que soit le type de réunion d’entreprise (réunion de rentrée, réunion commerciale ou encore réunion de lancement, etc.).

Dans le cadre d’une réunion formation, le déroulement est généralement le suivant :

Introduction et présentation de l’ordre du jour : pour commencer une réunion, l’introduction doit être conviviale et concise. C’est le moment d’expliquer aux participants le programme, notamment les points forts de la séquence de formation. L’animateur doit capter l’attention des participants dès le début de la réunion en mentionnant les objectifs fixés et les modalités pédagogiques. Il est aussi possible de faire un rapide tour de table.
Phase d’apprentissage : ici, le formateur peut alterner explications théoriques et démonstrations pratiques. Le contenu et le rythme doivent être adaptés aux besoins et au niveau des différents participants. Le formateur doit faire preuve d’écoute active et être attentif à la communication non-verbale des collaborateurs, savoir reformuler et clarifier les points clés et laisser du temps pour les questions.
Mise en pratique : si les objectifs de la réunion s’y prêtent, l’idéal est de proposer un apprentissage interactif et ludique. Pour cela, vous pouvez planifier des exercices, des études de cas ou des jeux de rôle pour favoriser l’assimilation des connaissances et la mise en situation.
Évaluation des acquis : à la fin de la réunion formation, vérifiez l’acquisition des compétences et la compréhension des sujets abordés à l’aide de quiz, de tests ou de mises en situation.

Utiliser les bons outils d’animation et techniques de communication pour conduire une réunion

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Animer une réunion de formation ne s’improvise pas. Le formateur doit non seulement transmettre ses connaissances, mais aussi réussir à maintenir l’intérêt de son auditoire tout au long de la formation. Cela implique notamment de savoir gérer les personnalités et les méthodes d’apprentissage de chacun.

Différents outils et techniques peuvent optimiser l’apprentissage et garantir le succès de la réunion :

Supports interactifs : pour capter l’attention pendant la réunion, l’idéal est de proposer des présentations dynamiques et de varier les formats (quiz, vidéos, infographies, supports audio…). Cela favorise également la mémorisation des apprenants.
Plateformes collaboratives d’e-learning : si la formation se déroule à distance, nous vous conseillons de miser sur des outils adaptés comme les LMS (Learning Management System) qui facilitent l’accès à la formation. Ils permettent de centraliser toutes les ressources, de créer des parcours sur mesure, de suivre les cours de manière synchrone ou asynchrone, et de s’adapter au rythme de chacun.
Techniques d’apprentissage actif : il peut être intéressant de mettre en place des jeux de rôle, brainstorming, simulations, débats, etc. Ces méthodes permettent de motiver les apprenants, de favoriser leur implication, mais aussi d’améliorer la cohésion et l’esprit d’équipe. L’important étant de choisir la bonne technique d’animation participative en fonction du type de formation et du profil des collaborateurs.

Faire le suivi des réunions de formation

Le suivi post-formation est essentiel pour vous assurer de l’efficacité des réunions : les objectifs ont-ils été atteints ? Les collaborateurs mettent-ils en pratique les compétences acquises ? Sont-ils satisfaits de la formation ?

Voici quelques démarches à effectuer pour assurer un suivi de manière efficace :

Partage des supports : n’hésitez pas à rédiger un compte-rendu pour synthétiser et rappeler aux participants chaque sujet. Partagez toutes les ressources possibles aux salariés. Cela leur permettra de revoir les points clés en cas de besoin.
Questionnaire d’évaluation : vous pouvez recueillir les retours des participants concernant la formation (contenu, méthodes, supports…) afin de perfectionner les formations futures et les adapter si besoin.
Accompagnement post-formation : si certains salariés en ont besoin, vous pouvez proposer un suivi individuel pour vous assurer de leur progression.
Évaluation des progrès : à l’issue de la formation, il est possible de fixer des objectifs concrets d’application des connaissances et d’organiser des réunions de feedback. Celles-ci permettent d’évaluer si la mise en place de sessions de rappel est nécessaire pour ancrer les connaissances.

Les bonnes pratiques à mettre en place

Voici quelques conseils supplémentaires pour maximiser l’impact de votre réunion interne de formation :

Adapter le contenu aux besoins des participants : personnalisez autant que possible les sujets abordés et le niveau en fonction des attentes et des prérequis des apprenants.
Encourager l’interaction : comme pour tout autre type de réunion, il est conseillé de favoriser les échanges et la participation active de chacun grâce à des travaux de groupes, des temps de parole, des partages d’expérience. Chaque participant ne sera pas forcément à l’aise avec la prise de parole en public. C’est le rôle de l’animateur de savoir gérer un groupe avec différentes personnalités pour veiller à ce que tout le monde puisse s’exprimer et dynamiser les échanges.
Proposer un certificat : proposer une attestation à la fin de la formation peut être un levier d’engagement supplémentaire pour les collaborateurs qui reçoivent ainsi une reconnaissance.
Favoriser un environnement d’apprentissage positif : il est crucial que l’animateur de la réunion encourage la bienveillance, l’écoute et respecte les différents rythmes d’apprentissage.

Conclusion

Une réunion formation bien conçue et animée correctement permet de maximiser l’engagement, d'assurer une montée en compétence efficace et contribue ainsi à la performance globale de l'entreprise. En intégrant les bonnes pratiques et en utilisant les outils adaptés, vous améliorez l’impact positif et durable de vos formations sur les compétences de vos salariés.

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