Réunions en présentiel : avantages et conseils pour une réunion efficace
Alors que le monde de l’entreprise se digitalise de plus en plus, les réunions en présentiel restent un élément essentiel pour renforcer la cohésion d’équipe et favoriser des interactions directes. Même si les outils de communication virtuelle offrent une grande flexibilité, il est important de continuer à organiser des rencontres en face-à-face pour éviter que la dynamique d’équipe ne s’essouffle.
Cela dit, au vu du temps que passent les salariés en réunion chaque semaine, ces rencontres doivent être soigneusement planifiées. Organiser une réunion nécessite de se pencher sur plusieurs éléments déterminants, par exemple : les objectifs, l’ordre du jour, la liste des participants, ou encore le choix de la salle de réunion. Formeret vous livre tous ses conseils pour garantir le succès de vos réunions.
Quels sont les avantages des réunions en présentiel ?
Plus flexible et plus facile à organiser, la réunion en visio est devenue un réflexe pour de nombreuses équipes depuis la crise sanitaire. Pourtant, il demeure essentiel de continuer à prévoir des réunions en présentiel : ces dernières offrent un certain nombre d’avantages que les réunions à distance peinent parfois à apporter.
Les principaux bénéfices d’une réunion de travail en présentiel sont les suivants :
- Une communication plus fluide : la communication non verbale joue un rôle clé dans la transmission des messages, et une partie de cette communication est occultée en visioconférence. Le présentiel favorise non seulement une meilleure compréhension mutuelle, mais offre aussi plus de spontanéité dans les échanges.
- Une meilleure dynamique de groupe : la présence physique de tous les participants permet de créer une ambiance de travail plus dynamique et plus productive. Les collaborateurs peuvent réagir plus facilement, poser des questions, etc., ce qui facilite la collaboration.
- Une hausse de l’attention : si vous avez déjà assisté à une visioconférence, vous savez à quel point il peut être difficile de rester concentré lorsque celle-ci s’éternise. En présentiel, les échanges sont plus vivants et l’engagement des participants en est renforcé.
- Une productivité accrue : les discussions en face à face sont généralement plus rapides et plus efficaces. En présentiel, il est aussi plus facile de créer des moments informels ou de faire une pause, ce qui peut parfois aider à la résolution de problèmes. Cette facilité des échanges favorise la prise de décision.
- Une cohésion d’équipe renforcée : le contact humain est essentiel pour créer de la cohésion et un sentiment d’appartenance. Une réunion en présentiel apporte plus de convivialité et facilite les relations professionnelles. Par exemple, à la fin de la réunion, les salariés peuvent échanger leurs points de vue et débriefer, ce qui ne se fait pas forcément après une réunion à distance.
Le plus important est de réussir à trouver le bon équilibre entre le nombre de réunions à distance, qui ont aussi leurs avantages, et le nombre de points en présentiel.
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Comment planifier une réunion professionnelle de manière efficace ?
Quel que soit le type de réunion (p. ex. : réunion hebdomadaire, réunion de pilotage de projet, réunion commerciale, etc.), le succès d’une réunion de travail repose sur une bonne planification.
Voici quelques conseils pour organiser une réunion en présentiel :
- Définir des objectifs clairs : le déroulement d’une réunion dépend entièrement des objectifs à atteindre. Êtes-vous à la recherche d’innovations et d’idées nouvelles pour lancer un nouveau produit ? Y a-t-il un conflit à résoudre ? Avez-vous besoin d’informer votre équipe sur les actualités de l’entreprise ou de faire le point sur l’avancement d’un projet ? Chaque participant doit avoir les objectifs en tête avant le début de la réunion pour que les échanges soient productifs.
- Choisir la liste des participants : il est préférable de limiter le nombre de participants en s’assurant que chacun ait un intérêt à être présent. Oublier un collaborateur clé pour la prise de décision ou, au contraire, inviter des personnes non concernées serait préjudiciable pour la réussite de la réunion.
- Préparer un ordre du jour : un agenda clair et précis permet de structurer la réunion et de la recadrer sur les points clés si nécessaire. L’ordre du jour doit être partagé en amont pour permettre à chacun de se préparer. N’hésitez pas à définir un temps de parole maximum pour chaque sujet, tout en restant flexible.
- Choisir un lieu adapté : pour les réunions en présentiel, l’environnement de travail est très important. De manière générale, il est conseillé de réserver une salle calme, bien éclairée, confortable et bien équipée. Le cadre idéal peut varier d’un type de réunion à l’autre. Une salle de réunion classique peut tout à fait être adaptée pour une courte réunion avec l’équipe, tandis qu’un espace atypique sera plus apprécié pour un brainstorming, par exemple. Pour les points stratégiques ou créatifs, louer une salle de réunion en dehors de l’entreprise permet généralement de booster l’efficacité des équipes.
Comment animer une réunion en présentiel ?
Pour que la réunion soit productive, il est important d’encourager la participation active de tous les membres de l’équipe. Voici quelques techniques pour favoriser les échanges et créer une réunion de travail collaborative :
- Veiller à la prise de parole de tous les participants : les collaborateurs n’ont pas tous le même profil, certains ont plus de mal à s’exprimer spontanément en public que d’autres. L’animateur doit veiller à ce que les échanges soient équilibrés.
- Utiliser des techniques participatives : certaines méthodes d’animation, comme des sondages en direct ou des ateliers de réflexion en sous-groupe, peuvent être très efficaces pour booster l’engagement des participants et maintenir leur concentration jusqu’au bout.
- Créer une atmosphère détendue : il est primordial d’instaurer un climat de confiance et une ambiance conviviale pour favoriser des discussions libres. Pour cela, il est possible d’utiliser des techniques d’animation dès le début de la réunion, comme un ice breaker ou un tour de table des humeurs. De plus, des moments d’échanges informels ou des touches d’humour, si la réunion s’y prête, peuvent aussi aider à créer une dynamique positive.
- Gérer le temps des réunions : entre les retards, les problèmes techniques ou les discussions qui s’égarent, il y a souvent une différence entre le temps passé en salle de réunion et le temps réellement passé à aborder les sujets à l’ordre du jour. Cela nuit bien sûr à l’implication des participants et à la productivité des réunions. L’animateur a aussi un rôle important dans la gestion du temps pour respecter l’agenda.
De manière générale, l’organisateur de la réunion n’utilisera pas les mêmes techniques d’animation selon les différentes réunions : on ne peut pas animer des réunions de formation de la même manière qu’une réunion de consommateurs, par exemple.
Efficacité d’une réunion : l’importance du suivi !
Une réunion n’a pas de réelle valeur si aucun suivi n’est fait par la suite. Veillez à envoyer un compte-rendu après la réunion pour reformuler les sujets abordés, les décisions prises et les éventuelles actions à entreprendre par la suite. Cela permet de s’assurer que tout le monde a le même niveau d’informations à l’issue de la réunion. Pour réaliser un compte-rendu efficace, la prise de notes pendant la réunion est essentielle : vous pouvez tout à fait désigner une personne pour prendre des notes.Veillez à faire un suivi des actions définies lors de la réunion. Le responsable de chaque tâche et les deadlines ayant été rappelés dans le compte-rendu. Un suivi régulier permet de s’assurer que les réflexions se transforment réellement en actions. Si nécessaire, il est possible de planifier une réunion de suivi pour vérifier l’avancement des projets.
Conclusion
Les réunions en présentiel permettent de créer un environnement propice aux échanges spontanés et aux discussions constructives. Elles constituent un moment privilégié pour renforcer les liens au sein de l'équipe et suivre les divers projets en cours. Vous recherchez une salle de réunion ? Découvrez nos espaces en plein cœur de Paris pour réunir vos équipes. Nos salles, entièrement équipées et modulables, s’adaptent à tous vos événements professionnels. Nous vous proposons également une gamme de services annexes pour garantir la réussite de votre réunion.
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