La clé pour organiser une réunion professionnelle efficace

Les réunions sont de plus en plus nombreuses en entreprise. Mal planifiées, elles peuvent vite devenir peu productives et représenter une perte de temps pour les collaborateurs. La préparation de la réunion est donc primordiale pour en assurer son bon déroulement et son efficacité. Définir les objectifs, lister les participants, choisir le lieu et la salle de réunion, le format, utiliser le bon matériel… Voilà un aperçu des éléments à prendre en compte dans l’organisation d’une réunion.

Dans cet article, Formeret vous guide à travers les étapes indispensables pour préparer une réunion de travail efficace.

Préparation de la réunion : l’étape indispensable pour délivrer les bons messages

Planifier une réunion correctement est gage d’efficacité, de productivité et de gain de temps. Quels que soient les types de réunion (p. ex. : réunion d’information, réunion commerciale, réunion de résolution de problèmes, réunion de discussion, brainstorming, réunion technique…), cette première étape est essentielle. C’est le moment de se pencher sur les éléments suivants : objectif(s) de la réunion, ordre du jour, profils et nombre de participants, préparation des supports.

La définition d’objectifs clairs est un préalable indispensable pour organiser une réunion efficace qui pourra mener à des prises de décisions ou réflexions fructueuses. Avant de vous lancer dans la préparation d’une réunion, posez-vous donc ces deux questions : pourquoi est-il nécessaire d’organiser cette réunion ? Qu’attend-on de l’issue de cette réunion (prise de décision, gestion d’un conflit, lancement d’un nouveau produit, partage d’informations, etc.) ? Chaque type de réunion a des objectifs différents, mais ceux-ci doivent être clairs dès le début de la planification et partagés de manière transparente avec les participants à la réunion.

‍Bien choisir les participants est d’ailleurs très important. L’absence d’un collaborateur clé ou, au contraire, la présence de salariés qui ne sont pas concernés sont des conditions qui peuvent être préjudiciables pour le bon déroulement de la réunion et l’atteinte des objectifs. Il est généralement conseillé de limiter le nombre de participants, et d’inviter uniquement les personnes qui ont un rôle à jouer et dont le profil est pertinent.

Une fois que vos objectifs sont fixés et que votre liste de participants est prête, passez à l’ordre du jour. Celui-ci doit être préparé minutieusement, c’est lui qui donne le rythme des réunions. Pour vous aider à le rédiger, vous pouvez utiliser un modèle d’ordre du jour de réunion (des templates existent, mais ils doivent seulement servir d’inspiration ; votre ordre du jour doit être unique, en fonction de vos objectifs et de vos participants).

Pour réaliser des réunions efficaces, le format de la réunion doit aussi être anticipé : pouvez-vous faire une réunion en présentiel avec tous les participants ? Est-il plus pratique d’organiser une réunion en visioconférence ? Enfin, le choix des supports de présentation pourra se faire selon qu’il s’agit d’une réunion en présentiel, à distance ou d’une réunion hybride (mélange entre présentiel et visio). Misez sur des supports variés et participatifs pour maximiser l’engagement des personnes présentes (p. ex. : PowerPoint, vidéos, sondages…).

Organisation pratique : assurer le bon déroulement de la réunion

‍

Les prochaines étapes concernent les éléments logistiques de l’organisation d’une réunion. Ici, le point essentiel est de bien choisir l’environnement du meeting pour réserver une salle de réunion qui répond à vos besoins. Pour cela, plusieurs critères doivent être pris en compte, par exemple :

• L’ambiance de la salle : privilégiez un décor à l’image de votre entreprise, n’hésitez pas à miser sur des lieux atypiques si la réunion s’y prête ;
• La capacité et la configuration : essayez de louer une salle de réunion suffisamment spacieuse pour garantir le confort de chacun, mais pas trop grande pour conserver une ambiance conviviale. L’idéal est encore de choisir une salle modulable dont la configuration pourra être adaptée à vos besoins ;
• Les services et équipements : vérifiez que la salle de réunion que vous souhaitez réserver dispose bien de tout ce dont vous avez besoin, comme une connexion wifi haut débit, un rétroprojecteur, du matériel audiovisuel, etc.
• L’accessibilité : veillez à ce que tous les collaborateurs puissent y accéder facilement.

Retrouvez toutes les salles de réunion de Formeret : pouvant accueillir de 2 à 150 personnes, tous nos espaces de réunion sont polyvalents et modulables. Au sein de nos espaces d’exception en plein cœur de Paris (l’espace Cléry, Vinci ou La Rochefoucauld), profitez d’espaces confortables et propices à la réflexion pour réunir vos salariés dans les meilleures conditions.

‍Lorsque les objectifs de votre réunion sont définis, que la date est fixée et que la salle est réservée, c’est le moment d’envoyer vos invitations. Pensez à demander confirmation de la présence de chacun. S’il s’agit de réunions régulières, une réunion hebdomadaire par exemple, nous vous conseillons de conserver le même lieu et la même heure à chaque fois. Enfin, n’oubliez pas la gestion du matériel. Celui-ci doit être vérifié avant chaque début de réunion pour éviter les problèmes techniques contre-productifs.

Découvrez aussi nos salles de conseil / salles de réunion consommateur / salle d'assemblée

{{cta-salle-reunion="/cta"}}

Conduite de la réunion : garantir l’intérêt des participants

‍

Animer une réunion ne s’improvise pas. Pour diriger une réunion, il faut généralement faire preuve de leadership et maîtriser les techniques de communication. En effet, il existe des techniques et outils d’animation de réunions participatives qui peuvent aider à rendre la réunion dynamique et productive en incitant les participants à échanger, à poser des questions, ou encore à laisser libre cours à leur créativité.

Vous pouvez, par exemple, commencer votre réunion avec un ice breaker : cette activité ludique prend généralement la forme d’un petit jeu qui aide à briser la glace entre les participants. L’ice breaker est particulièrement recommandé lorsque certains participants ne se connaissent pas, car il permet de détendre de l’atmosphère et de créer un climat de confiance. Si la réunion est trop formelle pour ce genre d’animations, optez tout de même pour un tour de table permettant à chacun de se présenter. Dans tous les cas, l’animateur de la réunion doit veiller à ce que chacun ait un temps de parole pour exposer ses idées.

L’animation d’une réunion passe également par une bonne gestion du temps. Pour cela, annoncez dès le début la durée de la réunion. Limiter le temps est un moyen pour tous les collaborateurs de rester concentrés. Il est parfois préférable de reprogrammer une autre réunion plutôt que de prolonger la durée du meeting avec des esprits fatigués, car cela peut empêcher de prendre des décisions éclairées.

Enfin, la prise de notes est primordiale. Elle va notamment influencer la qualité du compte-rendu de la réunion et le suivi de celle-ci. Prendre des notes efficaces nécessite d’écouter attentivement, et de reformuler les points clés de manière claire et compréhensible. Il est souvent difficile pour l’animateur des discussions d’endosser ce rôle. Le mieux est de désigner une personne chargée de la prise de notes parmi les participants.

Suivi de la réunion : passer à l’action

‍

La fin de la réunion ne doit pas nécessairement être la fin des échanges. Le compte rendu de la réunion permet de faire un suivi. Il doit reprendre toutes les informations importantes : les sujets abordés, les décisions prises, les tâches assignées s’il y en a, les deadlines, les éventuelles interrogations non résolues, etc. Le compte rendu aide à transformer les échanges et décisions prises en actions concrètes. N’oubliez pas de faire un suivi de ces actions, en organisant par exemple une réunion de suivi si cela s’avère pertinent.

Conclusion : choisir le bon lieu et les bons outils pour une réunion productive

Pour organiser et animer une réunion d’entreprise utile et productive, le contenu de la réunion doit être préparé avec minutie (objectifs, feuille de route…). Mais ce n’est pas le seul facteur de succès d’une réunion professionnelle.

Les aspects pratiques sont tout aussi importants pour booster la productivité des équipes en meeting. Il faut notamment utiliser les bons supports de présentation et outils, en misant sur des outils participatifs (d’autant plus s’il s’agit d’une réunion à distance ou hybride).

De plus, le choix du lieu reste un critère essentiel. Certaines réunions demandent de la réflexion et de la créativité, c’est le cas d’une réunion kick-off, d’une formation, d’une réunion de lancement ou encore d’un brainstorming. Dans ces cas-là, il peut être judicieux d’opter pour un lieu en dehors de l’entreprise, et idéalement pour un espace atypique et agréable. En effet, ces salles de réunion sont propices aux échanges, à la créativité et à la convivialité : des éléments indispensables pour des participants impliqués dans le succès de la réunion.