Guide complet pour louer une salle de réunion : maximisez l'efficacité de vos réunions
La location d’une salle de réunion est parfois nécessaire pour certains événements professionnels : team building, journée d’étude, formation, réunion clientèle, séminaire… Le choix des espaces de réunion a toute son importance dans la réussite de votre événement, car ces derniers participent à l’efficacité de la réunion. Louer une salle de réunion permet notamment de travailler plus efficacement avec les bons outils, mais aussi de booster la créativité et la motivation des collaborateurs.
Dans cet article, Formeret vous livre tous ses conseils pour trouver le lieu idéal, les étapes à suivre pour louer une salle de réunion, ainsi que des techniques pour optimiser l’efficacité de vos réunions professionnelles.
Louer une salle de réunion : quels avantages ?
Profiter de salles flexibles
Louer une salle peut servir à différents types d’événements professionnels et de réunions en présentiel : présentation client, réunion de travail importante, formation, entretien d’embauche, conférence, réunion hebdo etc. La location d’une salle vous offre donc une certaine flexibilité concernant : l’emplacement, la taille et la capacité d’accueil, la configuration de la salle, mais aussi les équipements et les services annexes. Même si votre entreprise propose des espaces de réunion, ils peuvent ne pas toujours répondre à vos besoins.
De plus, la flexibilité concerne également les horaires. Il est possible de louer un espace pour quelques heures, une demi-journée, une journée entière ou plus, selon vos besoins. Il est possible de réserver une salle de façon occasionnelle, pour un meeting client ponctuel par exemple, ou plusieurs fois par semaine pour des réunions de travail, séminaires, etc.
Travailler dans un environnement entièrement équipé
Certains événements professionnels nécessitent du matériel de pointe (les séminaires, les conférences ou les réunions hybrides, par exemple), ce qui peut justifier de louer une salle équipée et prévue à cet effet. Certains prestataires proposent des lieux entièrement équipés pour faciliter l’organisation. Le plus souvent, on retrouve à minima un micro et un système de sonorisation, un tableau blanc et un vidéo-projecteur. Vérifiez également l’accès wifi avec internet haut-débit. L’équipement de la salle et les services inclus doivent vous permettre de travailler efficacement avec les bons outils.
Faire preuve de professionnalisme auprès des clients et partenaires
Toutes les entreprises ne disposent pas nécessairement de salles de réunion suffisamment grandes ou bien équipées pour accueillir certains événements pros. Certaines organisations ne disposent même pas d’espace de réunion au sein de leurs locaux. C’est notamment le cas lorsque qu’elles n’ont pas forcément besoin de réunir régulièrement leurs collaborateurs : elles proposent ainsi uniquement des bureaux et salles de pause.
Dans ces cas-là, il peut être nécessaire de louer une salle pour organiser des réunions avec des clients et partenaires. De plus, la plupart des prestataires spécialisés dans la location d’espaces, comme le groupe Formeret, proposent également des services complémentaires : petits déjeuners, traiteur, bagagerie, hôtes et hôtesses d’accueil, etc. Ces services peuvent être nécessaires selon le format des réunions et permettent de faire bonne impression pour les réunions importantes.
Booster la créativité et la motivation des collaborateurs
Dans le cadre d’un séminaire, d’une formation, ou même d’une réunion de travail, il est parfois compliqué de motiver les collaborateurs lorsque l’événement se déroule toujours au même endroit, au sein de l’entreprise. Louer une salle peut alors être un moyen de donner un nouveau souffle à ces regroupements professionnels.
Le cadre de travail joue un rôle important dans la motivation, l’engagement, mais aussi dans la créativité des travailleurs. Pour stimuler la créativité et la motivation des participants, l’idéal est de louer une salle de réunion originale dans des espaces atypiques, voire insolites. Les espaces de coworking sont également propices à la créativité des collaborateurs. Ne négligez pas non plus l’importance de la lumière du jour : une salle lumineuse va influencer positivement le moral de troupes, surtout si la réunion dure longtemps.
Comment choisir la bonne salle de réunion ?
Le lieu idéal sera celui qui sera adapté au profil des participants et au type d’événement : séminaire, formation, présentation client, afterwork, etc. En plus de cela, voici quelques critères à prendre en compte pour choisir la meilleure salle à louer.
Emplacement : accessibilité pour les participants
Bien sûr, louer une belle salle est important, mais il faut avant tout choisir un espace idéalement situé et accessible à tous. La localisation est un élément primordial, surtout si vous louez une salle de réunion à Paris ou dans une autre grande ville. Le quartier doit être central, dynamique et facilement accessible. Renseignez-vous en amont sur les transports et les parkings à proximité. L’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite doit aussi être vérifiée si besoin.
Taille et configuration : un espace adapté à vos besoins
L’un des premiers critères à prendre en compte est la capacité d’accueil de la salle de réunion. Il faut bien sûr un espace capable de recevoir tous les collaborateurs de manière confortable, mais pas trop grand non plus. Si votre réunion se déroule en petit comité, inutile de louer une grande salle pouvant accueillir 50 personnes, par exemple. Prenez donc le temps de lister les participants pour louer une salle à la taille idéale : un espace suffisamment grand pour le confort de chacun, mais pas trop spacieux pour garder une ambiance conviviale.
Les besoins en termes de superficie et de disposition des salles vont aussi varier selon le type d’événement : est-ce une réunion de travail où les collaborateurs vont être amenés à se déplacer d’une table à l’autre ? Est-ce une présentation sous forme de conférence ? L’idéal étant d’opter pour une salle modulable.
Services et équipements
Avant de réserver une salle, pensez à vérifier les équipements inclus et ceux qu’il faudra éventuellement louer en plus. Les équipements nécessaires, selon le type de réunion, sont généralement les suivants : paper-board, micros, matériel audiovisuel, écran de projection et projecteur. Assurez-vous de disposer d’une connexion haut-débit pour que la présentation soit fluide, d’autant plus si certains participants sont en visio.
En fonction du type de réunion, vous aurez peut-être besoin de services supplémentaires, par exemple : espaces pour les pauses café, plateaux-repas, accueil, bagagerie, etc. Si la réunion professionnelle dure une journée ou plus, il est aussi appréciable de proposer un accès à l’extérieur : un jardin, une terrasse ou encore une cour intérieure pour faire des pauses et bénéficier au maximum de la lumière naturelle.
Chez Formeret, l’espace La RocheFoucauld et l’espace Vinci proposent des accès à l’extérieur pour un événement d’exception : un rooftop panoramique pour le premier et la cour intérieure d’un bel hôtel particulier pour le second.
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Budget : trouver une salle dans votre budget sans sacrifier la qualité
Enfin, il est primordial de fixer un budget pour la location de vos salles de réunion, des équipements et des éventuels services annexes. Pour prévoir votre budget, commencez donc par lister vos besoins comme la capacité d’accueil, l’emplacement, les activités prévues et les équipements nécessaires, etc. Vous pourrez ainsi chercher les salles répondant à vos critères et vous faire une idée du budget à prévoir.
Quelles sont les étapes pour louer une salle de réunion ?
La location d’une salle de réunion se déroule ainsi :
- Recherche des options disponibles : commencez votre recherche du cadre idéal par un petit benchmark. Selon vos critères et votre type de réunion, vous verrez quels types d’espaces sont adaptés et disponibles aux dates souhaitées.
- Comparaison des offres et des prix : sélectionnez plusieurs lieux qui répondent à vos critères et demandez des devis. Il est important de comparer chaque devis sur les mêmes critères, et donc d’inclure les équipements, les prestations et services annexes, etc.
- Réservation et confirmation : lorsque votre choix est fait, pensez à bloquer et réserver la salle de réunion dès que possible afin de garantir sa disponibilité aux dates souhaitées.
- Préparations avant la réunion (planification, logistique, etc.) : cette étape est essentielle, particulièrement pour les réunions importantes avec un nombre de participants élevé. Rien ne doit être laissé au hasard : gestion du traiteur, accueil, vérification du matériel, etc.
La location d’espaces de travail est parfois compliquée : trouver la perle rare peut être chronophage. Si vous manquez de temps ou si vous souhaitez vous assurer du succès de votre réunion, conférence ou séminaire, vous pouvez également confier cette mission à une agence événementielle.
Optimiser vos réunions : comment faire ?
Vous avez trouvé la salle de conférence, de séminaire ou de réunion parfaite ? Voici maintenant quelques conseils pour vous assurer que l’événement se déroule au mieux.
Une utilisation efficace des technologies disponibles
Avant toute chose, avant le début de chaque réunion, prenez le temps de bien vérifier que tout le matériel technique fonctionne. Nous avons tous connu une réunion qui débute mal avec un accès wifi défaillant, un vidéoprojecteur qui ne fonctionne pas… Rien de tel pour plomber la motivation des participants. Si vous avez accès à des équipements modernes et performants : profitez-en ! Certains équipements vont permettront de booster l’efficacité de votre réunion, notamment pour les formats hybrides.
Utiliser des techniques de présentation et de communication
Animer efficacement une réunion demande un minimum de préparation. Il existe un grand nombre de techniques de présentation et de communication, par exemple :
- Définir dès le début des objectifs clairs et transparents et partager l’ordre du jour ;
- Encourager la participation de chacun et maintenir l’engagement : pour cela, vous pouvez commencer par créer une ambiance conviviale dès le début avec un ice-breaker, poser des questions ouvertes tout au long de la réunion, proposer des formats collaboratifs…
- Structurer votre présentation de manière logique et claire : n’hésitez pas à utiliser des supports visuels (PowerPoint, vidéos…) pour faciliter la compréhension des points clés.
Une bonne gestion du temps
Lors d’une réunion, qu’elle soit courte ou de plusieurs heures, il est essentiel de fixer une limite de temps et de la respecter. Cela va inciter à l’efficacité et à la productivité. Si le sujet prend plus de temps que prévu, n’hésitez pas à prévoir une nouvelle réunion plutôt que de dépasser sur le temps imparti.
Où trouver des offres pour louer une salle de réunion ?
Pour vous faire gagner du temps dans vos recherches, il existe un grand nombre de plateformes en ligne regroupant un maximum d’offres de salles à louer: salles de conférences, salles de séminaires, salles de réunion, salles de formation…
Cependant, organiser un événement professionnel et trouver la salle idéale peut s’avérer compliqué et chronophage, surtout si ce n’est pas votre métier. Dans ces cas-là, il est intéressant de se rapprocher d’une agence spécialisée qui s’assurera du succès de votre événement d’entreprise. Chez Formeret, nous mettons notre expertise au service de vos événements professionnels. N’hésitez pas à découvrir nos nombreux lieux d’exception à Paris pour un événement clé-en-main et à contacter nos équipes pour un devis gratuit sur demande.
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