Comment rédiger un compte rendu de réunion efficace ? Nos méthodes et conseils
La fin d’une réunion ne signifie pas forcément l’arrêt des échanges ou du travail, au contraire. Vient ensuite la phase d’action avec la mise en place des projets et l’exécution des décisions prises. C’est là que le compte rendu joue un rôle essentiel : il assure la traçabilité des discussions, facilite le suivi des décisions et permet de clarifier le rôle de chaque participant dans la mise en œuvre des actions. À condition, bien sûr, que celui-ci soit rédigé efficacement.
Dans cet article, Formeret, spécialiste de la location de salles de réunion, vous livre une boîte à outils complète pour faire un compte rendu pertinent : structure idéale, méthodes, bonnes pratiques et conseils concernant la diffusion et le suivi.
À quoi sert un compte rendu de réunion ?
Organiser une réunion repose sur un certain nombre d’étapes essentielles, parmi lesquelles la rédaction d’un compte rendu de réunion.
Ce document est indispensable pour faire un suivi efficace d’une réunion. Il répond à plusieurs objectifs :
- Faire une synthèse des échanges : il permet d’assurer un suivi clair des discussions en consignant les sujets abordés, évitant ainsi tout oubli ou toute perte d’information.
- Servir de référentiel pour la suite d’un projet : lorsque les réunions de travail sont suivies par un lancement de projet, les comptes rendus permettent de clarifier les décisions prises, les objectifs, les deadlines, et toute autre information utile au bon déroulement du projet.
- Attribuer les responsabilités : le compte rendu est très important dans la répartition des tâches. Il permet de confirmer par écrit les tâches assignées à chaque participant.
- Assurer l’engagement de chacun : le fait de fournir un résumé clair et précis des missions, des responsables et des échéances favorise la prise de responsabilité des participants.
- Garantir une communication efficace : en reformulant tous les points clés par écrit, le compte rendu permet non seulement d’éviter les problèmes d’interprétation, mais aussi d’informer les absents.
- Garder une trace écrite des échanges : en cas de doutes ou de contestations, le compte rendu sert de référence. De même, cela permet de conserver des traces d’idées ou de propositions pouvant servir ultérieurement à d’autres projets.
Les différents modèles de compte rendu professionnel
Les types de compte rendu varient selon le contenu et les enjeux des réunions.
Le compte rendu intégral
Ce compte rendu exhaustif retranscrit mot pour mot les échanges des participants, de manière neutre. Ce format est très rarement utilisé en entreprise en raison de sa longueur et du temps de rédaction qu'il nécessite, à moins d’avoir vraiment besoin de consigner tout ce qui a été dit. En revanche, il est utile dans certains cas, comme les débats parlementaires ou les procès judiciaires.
Le compte rendu synthétique
C'est le format le plus courant. Son but n’est pas de rentrer dans les détails. Il ne reprend que les éléments essentiels, comme les principaux points discutés, les décisions prises, les actions à mener et la date d’une éventuelle prochaine réunion. La rédaction doit être structurée et concise pour être facile à lire.
Le procès-verbal
Les procès-verbaux de réunions sont des documents officiels, souvent utilisés pour les réunions de conseils d'administration, d'associations ou d'assemblées générales. Il suit une structure précise avec des mentions obligatoires telles que : la date, l'heure et le lieu de la réunion, la liste des participants et des absents, les délibérations et les résolutions adoptées, ainsi que la signature du président et du secrétaire de séance.
Quelle est la structure idéale d'un compte rendu de réunion ?
Ce qui doit obligatoirement être mentionné dans un compte rendu dépend de l’objectif de la réunion. S’agit-il de réunions publiques, de réunion professionnelle (réunion commerciale, lancement de produit, brainstorming, etc.), d’une réunion plénière, etc. ?
Un compte rendu efficace doit suivre une structure bien définie. Voici un exemple de compte rendu d’une réunion de projet :
Informations générales
En introduction, le compte rendu doit reprendre un ensemble d’informations diverses, comme :
- La date et le lieu de la réunion,
- l’identité du rédacteur ainsi que de l’animateur de la réunion,
- la liste des participants et éventuellement des absents,
- un rappel du contexte et des objectifs de la réunion.
Ordre du jour et points abordés
L’ordre du jour sert à annoncer le déroulement de la réunion, avec les thèmes qui doivent être discutés de manière structurée et chronologique. Les points de l’ordre du jour doivent être mentionnés dans le compte rendu.
Veillez à inclure un résumé de toutes les interventions clés, ainsi que des questions soulevées pendant la réunion. En fonction de l’objet de la réunion, cette partie sera plus ou moins détaillée. L’objectif principal étant de retranscrire les échanges de manière cohérente.
Pour voir un exemple d’ordre du jour et vous aider dans la préparation d’une réunion, retrouvez notre modèle d’ordre du jour.
Décisions prises et actions à suivre
Cette partie est probablement la plus importante. Suite aux échanges, quelles ont été les décisions prises ? Qui doit faire quoi et dans quels délais ? Des obstacles ont-ils été mentionnés ? La lecture de ces informations doit être claire et rapide. En effet, le compte rendu fait aussi office d’aide-mémoire : en cas de doute, chacun doit pouvoir consulter les notes de réunion et trouver facilement l’information qu’il cherche.
Étapes suivantes et date de la prochaine réunion
La conclusion du compte rendu permet de synthétiser les informations mentionnées ci-dessus, mais sert surtout à programmer les actions à venir et planifier une réunion de suivi, si nécessaire.
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Comment effectuer une prise de note efficace ?
Un bon compte rendu dépend de la qualité de la prise de note effectuée au cours de la réunion. Voici quelques conseils pour prendre des notes efficaces et pour écrire un compte rendu clair à l’issue de la réunion.
Prise de note pendant la réunion
La rédaction de notes pendant la réunion fait généralement office de brouillon. Mais une bonne prise de note permet de diffuser un compte rendu fidèle à ce qui a été dit.
L’idée n’est pas de noter chaque mot prononcé, sauf s’il s’agit d’un compte rendu exhaustif. En revanche, veillez à rapporter tous les différents points clés, comme les votes effectués, les projets assignés, les décisions prises, les questions, etc.
Prendre des notes pendant une réunion demande de faire preuve d’écoute active. Il est parfois possible de faire des enregistrements lors des réunions stratégiques importantes, par exemple. L’enregistrement audio garantit de n’omettre aucune information.
Dans la mesure du possible, privilégiez la prise de note manuelle qui favorise la mémorisation. De plus, ne pas utiliser son ordinateur permet de rester concentré sur l’objet de la réunion sans se laisser distraire par des notifications ou emails.
Restitution et révision des notes
Après la réunion, le rapporteur doit réviser ses notes pour les organiser proprement. Il est conseillé de faire cela immédiatement après la réunion pour ne pas oublier de détails importants.
En plus d’organiser les informations, pensez à supprimer les détails inutiles ou les digressions. Attention également à ne pas ajouter de remarques personnelles non partagées au cours des discussions. Le compte rendu doit rester fidèle aux échanges du groupe. Vous pouvez reformuler des propos pour les clarifier, en utilisant des phrases courtes et un vocabulaire simple, mais évitez les interprétations : le compte rendu doit rester factuel.
Côté mise en forme, privilégiez une structure lisible avec des titres, sous-titres et listes à puces, voire même sous forme de tableau. Enfin, il est conseillé de faire relire le compte rendu par une autre personne que le rédacteur avant sa diffusion pour s'assurer que tout est clair et que rien n'a été oublié.
Diffusion des comptes rendus de réunions et suivi
À la fin de la réunion, les comptes rendus sont envoyés à toutes les personnes concernées. Les biais de diffusion sont nombreux. Le compte rendu peut être envoyé par email, via des plateformes collaboratives ou des outils de gestion de projet. Si des documents ont été présentés pendant la réunion, et si cela est pertinent, vous pouvez également les envoyer en complément.
Après avoir transmis le compte rendu, n’oubliez pas de faire un suivi de chaque sujet important. Pour cela, vous pouvez organiser des points d'étape réguliers, mettre en place un système de relance ou encore intégrer les actions dans un outil de suivi des tâches.
Bonnes pratiques et outils utiles
Voici quelques astuces pour écrire facilement vos comptes rendus.
- Modèles de compte rendu : pour rédiger des comptes rendus rapidement, n’hésitez pas à préparer des modèles à l’avance. Cela vous permettra de vous concentrer sur les informations importantes et vous évitera de passer trop de temps à restituer vos notes. De plus, avoir un modèle prédéfini permet de structurer rapidement le document et d'uniformiser la présentation.
- Outils de prise de notes collaboratifs : des outils comme Microsoft OneNote, Evernote ou Google Docs permettent à plusieurs collaborateurs (définis à l’avance) d’ajouter leurs inputs au compte rendu.
- Applications spécialisées : des applications facilitent l’organisation du compte rendu. C’est le cas, par exemple, d’Otter.ai pour la transcription automatique, de Notion pour centraliser les comptes rendus, ou encore de Zoom ou Teams pour enregistrer les réunions et les retranscrire.
Conclusion
Un compte rendu de réunion bien rédigé est un outil pour assurer le suivi des décisions et favoriser une bonne communication interne. Gardez à l’esprit que celui-ci doit répondre à certains critères : neutralité, pertinence et lisibilité.
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