Modèle d’ordre du jour de réunion : guide pratique pour la rédaction et document type à télécharger

De trop nombreuses réunions commencent encore sans direction claire et se terminent sans prise de décision concrète. Pourquoi ? En grande partie à cause de l’absence d’un ordre du jour structuré. Ce dernier est pourtant essentiel : il participe à cadrer les échanges, en définissant l’objectif de la réunion, et permet à chaque participant de venir bien préparé à ce rendez-vous.

Quel que soit le type de rencontre, organiser une réunion implique donc de rédiger un ordre du jour efficace. Dans cet article, nous revenons sur son importance, nous vous expliquons comment le rédiger et nous vous proposons un modèle prêt à l’emploi à télécharger.

Pourquoi l’ordre du jour est-il indispensable ?

Un ordre du jour clair est la clé de toutes réunions productives. Sans ce document, les échanges risquent de s’éparpiller, les décisions prennent du retard, et la réunion peut être perçue comme une perte de temps par les membres de votre équipe.

Des chiffres édifiants : selon une étude de l’institut Yougov, 86 % des Français sont encore confrontés à des réunions inutiles et 73 % des personnes interrogées aimeraient que leurs réunions soient mieux organisées.

Un bon ordre du jour permet de :

• Booster l’efficacité de vos meetings, notamment en fixant des objectifs clairs, vos attentes, les priorités et en définissant le cadre d’une réunion ;
• Aborder tous les essentiels : il aide à recadrer les échanges pendant cette réunion et à éviter les digressions ;
• Impliquer tous les participants : le fait d’envoyer l’ordre du jour en amont permet aux participants d’arriver préparés, maximise leur engagement et favorise ainsi une bonne dynamique de groupe ;
• Respecter le temps imparti : l’ordre du jour permet également de bien répartir la prise de parole et d’allouer un temps maximum à tous les sujets abordés ;
• Faciliter l’atteinte des objectifs : les objectifs fixés sont naturellement plus faciles à atteindre lorsque tout le monde arrive préparé. L’ordre du jour augmente ainsi l’efficacité des réunions en permettant à chacun d’accéder aux documents nécessaires et de réfléchir aux sujets avant la rencontre.
• Simplifier le suivi des réunions : l’ordre du jour peut devenir un document de référence lors de la prochaine réunion. Pensez à la prise de notes pendant les discussions afin de garder une trace des décisions prises et des actions à mettre en place.

Un autre point non négligeable : prendre le temps de rédiger un ordre du jour permet aussi de se rendre compte si la tenue d’une réunion de travail est réellement nécessaire, tout simplement. Si l’ensemble des points inscrits peuvent être traités de manière asynchrone, alors faites gagner du temps à tous les participants et rédigez plutôt un email.

Bien sûr, certains sujets ont tout de même besoin d’être discutés en temps réel. S’il est nécessaire de planifier une réunion pour faire avancer efficacement vos projets, n’hésitez pas et appuyez-vous sur votre ordre du jour pour booster la productivité de la rencontre.

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Les éléments incontournables d’un ordre du jour de réunion efficace

Un bon ordre du jour doit être synthétique, mais structuré. Voici les éléments essentiels à y inclure (qui peuvent varier légèrement selon le type de réunion) :

Informations générales

• Titre de la réunion professionnelle
• Date, heure, lieu ou lien visioconférence (selon si la réunion se tient en présentiel ou à distance)
• Liste et nombre de participants
• Durée de la réunion

Objectifs de la réunion

• Que cherche-t-on à obtenir à l’issue de la réunion ? (ex. : valider un budget, planifier un événement, résoudre un problème). 

Point de l’ordre du jour

• Thèmes à aborder classés par priorité : n’hésitez pas à mettre en valeur les points qui nécessitent de prendre des décisions immédiates
• Responsable de chaque point
• Durée prévue pour chaque sujet : prévoyez des créneaux réalistes pour chaque point et gardez une certaine marge de flexibilité pour les imprévus ou questions.

Questions diverses (facultatif)

• Temps alloué à la fin de la réunion pour faire un tour de table afin de recueillir des remarques ou d’aborder des sujets annexes

Prochaines étapes

• Conclusion de la réunion, récapitulatif des actions décidées, envoi du compte rendu, date de la prochaine réunion

Checklist rapide des éléments à inclure

Informations générales

• Date / heure / timing
• Lieu et/ou lien visio
• Participants

Objectifs clairs

• Finalité de la réunion

Déroulement de l’ordre du jour

• Liste des sujets à aborder : points clés, questions, 
• Responsable(s)
• Temps de parole maximum pour chaque élément

Exemple d’ordre du jour

Voici un modèle d’ordre du jour de réunion efficace simplifié. Vous pouvez l’adapter selon le contexte de votre meeting :

Ordre du jour – Réunion de suivi projet X

Date : Mardi 15 juillet 2025
Heure : 14h00 - 15h30
Lieu : Salle de réunion B / Lien Teams
Participants : A. Martin, L. Dubois, M. Lefèvre, etc.
Objectif : Valider l’avancement des livrables et définir les priorités de la prochaine phase.

👉 Modèle d'ordre du jour à télécharger (PDF)

Quelques conseils supplémentaires pour bien organiser votre réunion

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Voici quelques bonnes pratiques supplémentaires dans la préparation d’une réunion d’entreprise (ex. : réunions techniques, réunions commerciales, réunions opérationnelles, réunions de gestion de projet, réunions de direction…). 

En plus de rédiger un ordre du jour efficace, appliquer ces astuces vous aidera à transformer votre réunion en une rencontre productive, motivante et fédératrice.

Partager l’ordre du jour le plus tôt possible

L’idéal est d’envoyer l’ordre du jour plusieurs jours avant afin de laisser suffisamment de temps à chaque participant pour réunir les informations nécessaires. Prévenir les membres de votre équipe à l’avance leur permet d’entamer le meeting avec plus de sérénité et de concentration. Ils peuvent même, en cas de besoin, vous faire part de certaines interrogations ou de points manquants avant le jour j. Vous aurez ainsi le temps d’envoyer une mise à jour, le cas échéant.

Envoyer tous les documents nécessaires en vue de la réunion

Préparer une réunion de travail implique de partager avec les participants les documents pertinents, par exemple : support de présentation, comptes rendus de réunions précédentes, informations complémentaires, etc. Tout le monde sera ainsi sur la même longueur d’onde pendant la réunion.

Désigner un animateur pour la réunion ou pour chaque point de l’ordre du jour 

L’animation de la réunion est l’une des clés du succès. Pour ne prendre personne au dépourvu, tâchez de nommer en avance la personne qui sera chargée d’animer efficacement la réunion. 

Un certain nombre d’outils et de techniques d’animation peuvent être utilisés pour assurer l’attention et l’engagement de l’ensemble des participants (p. ex. : icebreaker, utilisation de divers supports, mind mapping, tableaux blancs interactifs…).

Selon ce qui est le plus pertinent, vous pouvez désigner une seule personne pour toute la réunion (en vous assurant de changer régulièrement d’animateur), ou bien assigner chaque point de l’ordre du jour à des personnes différentes, en fonction de leurs responsabilités.

Allouer suffisamment de temps à chaque sujet à aborder 

Tâchez d’évaluer au mieux le temps nécessaire pour discuter de tous les points clés inscrits à l’ordre du jour afin de ne pas dépasser la durée prévue. N’hésitez pas à prévoir quelques minutes supplémentaires pour les questions ou les imprévus.

Utiliser des outils d’animation pour booster la productivité

Les outils d’animation de réunion aident à :

• maintenir une bonne dynamique, 
• structurer les échanges, 
• stimuler la créativité, 
• booster l’engagement,
• favoriser la collaboration 
• assurer un suivi efficace post réunion.

Par exemple, s’il s’agit de la toute première rencontre pour un lancement de projet, n’hésitez pas à utiliser un icebreaker au début de la réunion. Cette méthode est très efficace pour instaurer un climat convivial et favoriser les échanges libres, d’autant plus lorsque certains collaborateurs ne se connaissent pas.

Louer une salle de réunion professionnelle

Dans certains cas, notamment pour les réunions stratégiques ou créatives, il peut être nécessaire de louer une salle de réunion en dehors des murs de l’entreprise. Le fait de changer de cadre et de se réunir dans une salle conçue pour booster la concentration est un levier supplémentaire de productivité et garantit un bon déroulement de la réunion.

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