Réunion d’équipe : quels outils d’animation de réunion participative utiliser ?

Une réunion participative est axée sur la prise de décisions collectives. Bien organisées et bien animées, ces réunions favorisent l’engagement et la collaboration, ce qui permet d’améliorer la cohésion d’équipe et la productivité. Avec une approche participative, les idées sont appréhendées de manière collective, stimulant ainsi la créativité, l’innovation et l’efficacité des réunions.

Des sondages interactifs aux cartes mentales en passant par les icebreakers, retrouvez les meilleurs outils pour organiser vos réunions et maximiser l’efficacité de vos réunions participatives, aussi bien pour vos réunions en ligne que pour celles en présentiel organisées dans des salles de réunion.

Quelques principes clés pour une réunion réussie

Quel que soit le type de réunion, le succès et l’efficacité d’un regroupement d’équipe reposent principalement sur deux facteurs : une préparation de la réunion minutieuse et l’utilisation de techniques d’animation.

Voici quelques étapes indispensables pour bien préparer la réunion :

• Définissez des objectifs clairs et atteignables. Les objectifs fixés varient en fonction des différents types de réunion (p. ex. : réunion de formation, réunion de pilotage, réunion de projet, réunion commerciale, réunion de travail, réunion de conception…). Ceux-ci doivent être clairement définis avant le début de la réunion et partagés de manière transparente avec tous les collaborateurs concernés.
• Établissez une liste des participants cohérente. En général, il est conseillé de limiter le nombre de participants pour assurer une certaine fluidité dans les échanges. Cela dit, veillez à n’oublier aucun collaborateur clé en fonction des objectifs à atteindre. De même, n’invitez pas des collaborateurs non concernés, car cela serait également contre-productif.
• Créez un ordre du jour. L’ordre du jour est crucial pour recadrer les discussions si nécessaire. C’est lui qui donne le  rythme des réunions. Vous pouvez vous aider de modèles d’ordre du jour pour le préparer plus rapidement tout en vous assurant de mentionner tous les points clés.
• Définissez le format de la réunion. Demandez-vous s’il sera plus cohérent et productif d’organiser une réunion en ligne ou une réunion en présentiel (ou en mode hybride). Plusieurs éléments entrent dans cette décision : le nombre de participants et leur localisation, le type de réunion, la fréquence…
• Choisissez les bons supports de présentation et des outils d’animation efficaces.

En ce qui concerne le déroulement de la réunion, une animation efficace vous permettra d’améliorer la communication, de renforcer l’engagement de chaque participant et d’assurer une réunion productive. Mais animer une réunion ne s’improvise pas. En tant qu’animateur, il est de votre responsabilité de créer une bonne dynamique de groupe en stimulant les interactions et en structurant les discussions. Pour cela, vous pouvez faire appel à plusieurs méthodes et outils d’animation de réunion participative.

Les outils pour structurer les échanges

Pour mener une réunion efficacement, il est nécessaire de structurer les discussions. Pour cela, assurez-vous que tout le monde participe, évitez les monologues qui ont tendance à faire baisser l’attention de l’auditoire et ne dépassez pas le temps imparti pour chaque sujet et la réunion en général.

• Le tour de table : il permet à chacun de prendre la parole en début de réunion et de se présenter si tous les participants ne se connaissent pas. Le tour de table doit être rapide et convivial.
• Le timeboxing : utilisé pour une bonne gestion du temps, le timeboxing a pour objectif de définir un temps précis pour chaque sujet issu de l’ordre du jour. Il permet de garder le cap de la réunion, d’être sûr d’avoir le temps d’aborder tous les sujets importants et d’éviter le piège des réunions interminables.
• Le minuteur de parole : cette technique peut être utilisée pour assurer une répartition équilibrée du temps de parole. Cela dit, nous vous conseillons de rester flexible en utilisant un minuteur de parole. Lorsque celui-ci est écoulé, laissez tout de même le temps à vos collaborateurs d’aller au bout de leur réflexion.

Les outils pour stimuler la créativité et l’engagement

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Certaines réunions doivent faire appel à la créativité des participants. C’est notamment le cas des brainstormings, des réunions créatives, de certaines réunions stratégiques, voire des réunions de résolutions de problème.

• Les outils de brainstorming digital ou physique : pour les réunions en ligne, des outils comme Miro ou Mural permettent de créer des espaces virtuels où les participants peuvent ajouter librement toutes leurs idées à l’aide de post-its. Ces outils de collaboration visuelle facilitent le travail d’équipe et s’inspirent directement des séances de brainstorming en présentiel avec un tableau blanc et des post-its colorés.
• Le mind mapping : cette méthode permet d’organiser visuellement les idées pendant la réunion. Elle aide notamment à mettre en lumière les liens qui peuvent exister entre les différents concepts et idées. Le mind mapping permet de stimuler la créativité, mais aussi de clarifier les idées et de faciliter la prise de décision.
• Les icebreakers : au début de la réunion, un icebreaker peut être une bonne idée pour briser la glace de manière conviviale (si la réunion s’y prête). Généralement sous forme de quiz, de jeux ou de questions ouvertes, il s’agit d’une méthode ludique permettant à chacun de se présenter, mais surtout de motiver les participants et de booster leur engagement en les mettant dans de bonnes conditions dès le début des échanges.

Les outils collaboratifs

Qui dit réunion participative, dit collaboration. Que la réunion se déroule en présentiel ou à distance, il existe tout un panel d’outils dont l’objectif est de favoriser la collaboration entre les participants.

1. Les sondages et votes en direct : des outils comme Mentimeter, Slido ou Kahoot permettent de recueillir facilement les avis de l’ensemble des collaborateurs. Ils aident à dynamiser les interactions et facilitent la prise de décision.
2. Les tableaux blancs interactifs : Jamboard ou Microsoft Whiteboard sont des applications prenant la forme de tableaux blancs virtuels. Ils permettent de co-construire des idées et d'améliorer la productivité lors des réunions à distance ou en format hybride.
3. Les chats, forums de discussion et applications de visioconférence : lorsque la réunion se fait en ligne, vous pouvez utiliser des outils comme Google Meet, Microsoft Teams, Slack ou encore Zoom pour favoriser les échanges en temps réel. La plupart de ces applications combinent vidéoconférence, réunions en ligne, chat et outils de collaboration.

Les outils pour assurer un suivi efficace

Lorsque vous planifiez une réunion, pensez à organiser son suivi : à la fin de la réunion, les échanges doivent laisser place à l’action.

• Les comptes rendus collaboratifs : rédiger un compte rendu de réunion est essentiel pour assurer la traçabilité des échanges, rappeler les décisions prises, clarifier le rôle de chacun, les objectifs et prochaines étapes, etc. Des outils comme Google Docs, Notion ou Trello sont très pratiques pour créer des comptes rendus collaboratifs permettant à chaque participant d’ajouter sa prise de notes.
• Logiciels de gestion de projet collaborative : des logiciels comme Asana, Monday ou ClickUp permettent de faire un suivi des tâches et des plans d’action de manière efficace. Ces outils aident à coordonner facilement le travail des équipes en regroupant tous les projets, tâches, etc., en un seul endroit.

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Outils d’animation réunion : tableau récapitulatif

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Conclusion

Maîtriser les techniques et utiliser les bons outils d’animation de réunion participative vous aidera à transformer vos échanges professionnels en véritables moments de collaboration et en actions concrètes. Selon le type de réunion et les objectifs à atteindre, il est tout à fait possible, voire conseillé, de combiner plusieurs outils afin d’en maximiser l’efficacité.

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