Comment préparer une réunion ? 7 étapes pour une rencontre productive

Les salariés passent en moyenne 37 % de leur temps de travail en réunion (source : Reclaim.ai). Un chiffre conséquent qui explique en partie pourquoi la plupart des salariés redoutent les réunions interminables, et bien souvent peu productives. Alors, pour éviter le piège de la réunionite aiguë, la clé se trouve dans la préparation de la réunion.

Préparer une réunion de travail permet de garantir sa pertinence et son efficacité, d’éviter les pertes de temps et d’atteindre les objectifs fixés. De la définition des objectifs à la préparation de l’ordre du jour, en passant par le choix de la salle de réunion, retrouvez toutes les étapes essentielles à suivre pour organiser votre réunion.

1. Définition des objectifs : assurer une bonne réunion

Avant même de planifier une réunion, il est essentiel de définir clairement les objectifs à atteindre en vous posant certaines questions : 

• Pourquoi cette réunion de travail a-t-elle lieu ? 
• Que doit-on décider, valider ou produire à l’issue de la rencontre ? 
• D’ailleurs, cette réunion est-elle essentielle ou les objectifs peuvent-ils être atteints autrement ? 

Cette étape essentielle vous permettra d’orienter l’ensemble de la préparation.

Les objectifs vont bien sûr varier en fonction des différents types de réunion (p. ex. : réunion de résolution de problèmes, réunion de groupes de travail, réunion de formation, réunion de pilotage de projet, réunion de direction, réunion technique, réunion d’équipe, réunion hebdomadaire…). 

En tant qu’organisateur et animateur de la réunion, vous devez donc identifier en amont si le but est, par exemple, de :

• Résoudre des problèmes ;
• Lancer ou piloter un projet ;
• Brainstormer ;
• Partager des annonces / actualités concernant l’entreprise ;
• Faire un bilan ;
• Prendre des décisions / valider des orientations stratégiques ;
• Etc.

Dans tous les cas, gardez à l’esprit qu’un objectif précis est gage d’une réunion ciblée et productive. Enfin, n’oubliez pas de partager les objectifs de la réunion avec tous les participants afin que ces derniers puissent aussi se préparer. Cela garantira un déroulement fluide et efficace.

2. Identification des participants : viser juste

Maintenant que vous connaissez vos objectifs, prenez le temps de réfléchir aux participants. Pour organiser une réunion efficace, vous devez rassembler les bons interlocuteurs, et uniquement eux. En effet, il est inutile, voire contre-productif, d'inviter toute une équipe si seuls quelques profils sont concernés par les sujets abordés. De même, il serait défavorable au bon déroulement d’oublier des collaborateurs essentiels.

L’idéal est de limiter le nombre de participants pour favoriser la fluidité des échanges. Nous vous conseillons donc de n’inviter que les personnes pouvant contribuer à l’atteinte des objectifs fixés. Cela facilitera également la prise de décision.

3. Élaboration de l’ordre du jour : structurer les échanges

L’ordre du jour est le fil conducteur de votre réunion professionnelle. C’est lui qui vous permet de garder le cap pendant les échanges, d’impliquer au maximum tous les participants, et d’assurer le bon déroulement de la réunion.

L’ordre du jour doit être préparé minutieusement, en cohérence avec les objectifs :

• Identifiez et listez les sujets à aborder dans l’ordre chronologique.
• Allouez un temps précis à chaque point à aborder pendant cette réunion. Cela vous permettra d’éviter les débordements.
• Partagez l’ordre du jour avant le début de la réunion pour permettre à chaque participant de se préparer et de réunir les éventuels documents de travail nécessaires.

Retrouvez notre modèle d’ordre du jour pour conduire une réunion efficace.

4. Planification logistique : poser le cadre

L’organisation matérielle et logistique ne doit pas être sous-estimée car elle contribue largement à la réussite d’une réunion. En effet, une logistique maîtrisée permet non seulement de démarrer à l’heure (en évitant les problèmes techniques), mais surtout de créer un environnement propice à la concentration.

À cette étape, veillez à :

• Choisir le bon format : la décision d’organiser une réunion en présentiel, en visioconférence ou sur un format hybride dépend majoritairement du type de réunion, mais aussi des contraintes et préférences de chaque participant. Le format aura une influence sur le lieu de la réunion.
• Réserver la salle à l’avance : la salle de réunion doit être accueillante, bien équipée et suffisamment spacieuse. Choisissez votre salle en fonction du format de la réunion, de vos objectifs et du nombre de participants.
• Vérifier les équipements : côté équipements, rien ne doit être laissé au hasard. Assurez-vous de leur disponibilité et vérifiez, avant le début de la réunion, qu’ils fonctionnent correctement. Vous pouvez avoir besoin d’un projecteur, d’un micro, d’une caméra, d’un tableau blanc, d’une bonne connexion internet…

Bon à savoir : si votre réunion d’entreprise est particulièrement stratégique ou fait appel à la créativité des participants, il peut être intéressant de l’organiser en dehors des murs de l’entreprise. Changer de cadre favorise l’engagement, la concentration et la productivité.

5. Invitation des participants : maximiser le taux de participation

Avant d’envoyer vos invitations, vous devez décider une date et un créneau horaire. Si la présence de certaines personnes est obligatoire pour le bon déroulement de la réunion, pensez à vérifier leurs disponibilités avant de fixer la date et d’inviter le reste des participants.

Nous vous conseillons d’envoyer votre invitation par email pour garder une trace écrite. 

N’oubliez pas de préciser : 

• l’objectif de la réunion, 
• l’ordre du jour, 
• la date et l’heure, 
• le lieu ou, le cas échéant, le lien de connexion pour participer à la réunion à distance. 

Si nécessaire, n’hésitez pas à joindre des documents préparatoires pour que chacun arrive prêt.

6. Préparation des supports : choisir des outils pertinents

Les supports visuels (diaporamas, documents de travail, tableaux de bord…) sont essentiels pour une réunion productive. Les bons outils vous aideront à animer une réunion, à capter l’attention de l’auditoire et à faciliter leur compréhension des points clés.

• Créez des supports de présentation clairs et synthétiques sur Powerpoint, par exemple, qui seront diffusés pendant les réunions.
• Utilisez des outils d’animation de réunion participative pour vous aider à animer la réunion. Il peut s’agir d’outils pour structurer les échanges, faciliter la collaboration, stimuler la créativité, instaurer une ambiance conviviale avec un icebreaker, etc., ou tout simplement des outils pour faciliter la prise de notes et le suivi (p. ex. : Google Docs, Miro ou Notion).

De manière générale, des supports bien conçus renforcent l’impact de votre message et l’engagement des participants.

7. Anticipation des échanges : gagner en fluidité

Mettre en place une réunion implique aussi d’anticiper les réactions des participants, notamment les éventuelles questions et objections. D’ailleurs, quel que soit le type de réunion, il est généralement conseillé de garder un temps pour les questions à la fin de la réunion.

En essayant d’anticiper un maximum les échanges, vous pourrez ainsi :

• Préparer des réponses argumentées en cas de besoin ;
• Structurer la prise de parole et offrir un temps de parole équitable entre les intervenants ;
• Fluidifier les échanges pour dynamiser la réunion ;
• Faciliter la prise de décision et l’atteinte des objectifs.

En conclusion : nos bonnes pratiques pour une préparation optimale

Que votre réunion se déroule en présentiel ou à distance, une bonne préparation est la clé pour éviter la plupart des problématiques rencontrées en réunion, comme un manque de participation des collaborateurs, des prises de décision difficiles, ou encore des timings non respectés.

Pour appliquer facilement tous nos conseils ci-dessus, n’hésitez pas à créer une checklist des éléments à vérifier avant la réunion, notamment :

• Définir les objectifs ;
• Structurer l’ordre du jour et le transmettre aux personnes concernées ;
• Fixer la date ;
• Choisir le format de réunion ;
• Envoyer les invitations (avec RSVP) et, si besoin, faire des relances ;
• Préparer les supports de présentation ;
• Choisir et préparer les outils d’animation ;
• Valider les aspects logistiques ;
• Anticiper les questions et points de blocage.

Enfin, voici quelques astuces supplémentaires pour optimiser la préparation de vos réunions :

• Éviter de multiplier les réunions pour garder l’intérêt des participants.
• Respecter la plage horaire définie pour la réunion pour ne pas faire perdre du temps aux participants.
• Identifier, si besoin, une personne en charge de la prise de note pour ne manquer aucun élément essentiel.
• Rédiger un compte-rendu de réunion à la fin de celle-ci pour assurer un suivi des échanges et décisions prises.

En résumé, une préparation efficace est la garantie d’échanges constructifs, de décisions concrètes et d’un véritable gain de temps pour tous. 

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